Scenariul clasic
Cineva creeaza o foaie de calcul Excel: "Registru contracte." Coloane: numar contract, client, data, expirare, locatie fisier. Functioneaza excelent la inceput -- 20 de randuri, tabel curat.
Un an mai tarziu? 500 de randuri. Trei versiuni -- una pe server, una in emailul directorului, una pe laptopul juristului. Niciuna nu este actualizata.
8 motive pentru care Excel nu este pentru evidenta documentelor
- Fara legatura intre foaia de calcul si fisier -- tastati o locatie dar nu puteti da click pentru a deschide
- Versiuni multiple ale foii de calcul -- cine are cea mai recenta?
- Fara automatizare -- introducere manuala pentru fiecare document: 2-3 ore/luna pentru 50 de documente
- Fara reamintiri de termene -- contractul expira? Excel nu va spune
- Fara control acces la nivel de rand -- toata lumea vede totul
- Fara cautare in continut -- Excel cauta doar ce ati tastat manual
- Nu scaleaza -- 5.000 de randuri devine lent si imposibil de gestionat
- Nu indeplineste cerintele legale -- nu este un registru de arhiva, fara marci de clasificare
Concluzie
Excel este excelent -- pentru calcule si rapoarte. Dar pentru evidenta documentelor, este o improvizatie care creeaza mai multe probleme decat rezolva.
Arhivix inlocuieste foile dumneavoastra de calcul Excel cu un sistem inteligent care categorizaza automat, urmareste termenele si permite cautare AI. Tot ce introduceati manual acum se intampla automat. Incercati gratuit.
