Haos in agentiile de contabilitate
O agentie tipica de contabilitate tine contabilitatea pentru 30-100 de clienti. Fiecare client trimite lunar facturi, extrase bancare, contracte, ordine de deplasare. Inmultiti cu 12 luni si obtineti mii de documente pe an.
"Sistemul" actual: un folder per client pe server, emailuri cu atasamente, grupuri de mesagerie, dosare de hartie. Rezultat? Petreceti mai mult timp gasind documente decat facand contabilitate propriu-zisa.
Cum schimba DMS munca agentiei
Organizare pe clienti
Fiecare client are propriul spatiu cu categorizare automata: facturi primite, facturi emise, extrase, contracte, formulare fiscale. AI recunoaste tipul documentului si il clasifica corect.
Portal de incarcare pentru clienti
In loc de emailuri si mesaje -- clientii incarca documentele direct pe portal. Fiecare document ajunge automat in folderul corect. Fara "Ti-am trimis factura pe email, ai primit-o?"
Termene pentru declaratii fiscale
DMS reaminteste automat despre termene: declaratia TVA pana pe 15, impozitul anual pana in martie, registrul de arhiva pana in aprilie. Pentru fiecare client separat.
Scanare in masa
Clientul aduce o cutie de facturi de hartie? Scanare in masa + OCR = totul digitizat, cautabil si organizat in 30 de minute in loc de 3 zile.
ROI pentru agentii de contabilitate
| Activitate | Fara DMS | Cu DMS |
|---|---|---|
| Gasirea unei facturi | 5-15 minute | 10 secunde |
| Primirea documentelor de la clienti | Email + sortare manuala | Portal automat |
| Pregatire audit fiscal | 2-3 zile | 30 minute |
| Timp petrecut pe administrare | 40% din timpul de lucru | 10% din timpul de lucru |
Concluzie
Arhivix este ideal pentru agentiile de contabilitate -- portal clienti, categorizare AI, termene automate si scanare OCR. Economisiti 30% din timpul de lucru. Incercati gratuit.
