De ce este important sa cunoasteti perioadele de pastrare a facturilor?
Facturile sunt cel mai frecvent tip de documentatie de afaceri. Fiecare companie le emite si le primeste -- zilnic, saptamanal, lunar. Dar cat timp trebuie sa le pastrati? Raspunsul depinde de faptul daca sunteti platitor de TVA, in ce sector va aflati si ce tip de factura este.
A gresi perioada va poate costa -- fie pentru ca ati distrus prematur un document necesar pentru un audit fiscal, fie pentru ca stocati tone de hartie inutila.
Perioade de pastrare conform legii
Legea contabilitatii (Art. 9)
Conform Legii contabilitatii ("Monitorul Oficial RS", nr. 73/2019), documentele contabile (inclusiv facturile) trebuie pastrate cel putin 5 ani de la ultima zi a anului de afaceri la care se refera.
Legea TVA
Pentru platitorii de TVA, facturile trebuie pastrate 10 ani de la sfarsitul anului calendaristic la care se refera. Aceasta este mai lunga decat perioada generala contabila.
Legea facturarii electronice
Facturile electronice emise prin sistemul SEF sunt pastrate:
- 10 ani pentru platitorii de TVA
- 5 ani pentru entitatile care nu sunt in sistemul de TVA
Sistemul SEF insusi stocheaza facturile intr-un registru central, dar aceasta nu scuteste compania de obligatia de a mentine propriile evidente.
Prezentare generala a perioadelor de pastrare pe tip de factura
| Tip factura | Perioada de pastrare | Baza legala |
|---|---|---|
| Facturi emise (platitor TVA) | 10 ani | Legea TVA |
| Facturi primite (platitor TVA) | 10 ani | Legea TVA |
| Facturi (neplatitor TVA) | 5 ani | Legea contabilitatii |
| Facturi electronice prin SEF (TVA) | 10 ani | Legea facturarii electronice |
| Facturi electronice prin SEF (non-TVA) | 5 ani | Legea facturarii electronice |
| Facturi in avans | 10 ani | Legea TVA |
| Note de credit/debit | 10 ani | Legea TVA |
Factura pe hartie sau electronica -- Difera perioada?
Nu. Perioada de pastrare este aceeasi indiferent de format. Factura pe hartie, PDF, XML -- toate sunt pastrate pentru aceeasi perioada. Diferenta consta in metoda de stocare:
- Facturi pe hartie: stocare fizica in dosare/cutii
- Facturi electronice: stocare digitala cu asigurarea integritatii si autenticitatii
Daca ati digitizat (scanat) facturile pe hartie, originalele trebuie in continuare pastrate, cu exceptia cazului in care indepliniti conditiile pentru inlocuirea originalelor cu copii digitale.
Sfaturi practice pentru stocarea facturilor
- Organizati pe an si tip -- facturi primite si emise separat, pe an
- Folositi un sistem DMS pentru facturile electronice -- categorizare automata si cautare
- Legati facturile de registrul de arhiva -- fiecare categorie de facturi trebuie inregistrata
- Nu asteptati sfarsitul anului -- organizati lunar sau trimestrial
- Faceti copii de siguranta ale facturilor electronice -- cel putin 2 copii in locatii diferite
Ce se intampla dupa expirarea perioadei?
Cand expira pastrarea facturilor, nu puteti pur si simplu sa le stergeti. Trebuie sa:
- Pregatiti o lista de facturi pentru distrugere
- Depuneti o cerere la arhiva competenta pentru aprobare
- Asteptati aprobarea scrisa
- Distrugeti documentatia si creati un proces-verbal
Concluzie
Perioada de pastrare a facturilor in Serbia este de 5 sau 10 ani, in functie de statutul de TVA. Nu lasati acest lucru sa va deruteze -- cheia este o abordare sistematica si instrumentul potrivit.
Arhivix urmareste automat perioadele de pastrare pentru fiecare factura, va notifica cand expira si va ajuta sa efectuati procedura legala de distrugere. Totul intr-un singur loc.
