O Que E a Lista de Categorias de Material de Registo?
A Lista de Categorias de Material de Registo com Periodos de Retencao e um documento interno obrigatorio que toda a pessoa coletiva e empresario individual na Serbia deve adotar. Contem todos os tipos de documentacao criada durante as operacoes comerciais, juntamente com os periodos durante os quais cada tipo deve ser retido.
Sem este documento, uma empresa nao pode legalmente:
- Manter um livro de arquivo
- Destruir documentacao com periodos de retencao expirados
- Organizar arquivos da forma prescrita
Base Legal
A obrigacao de criar a Lista de Categorias e prescrita pelo Artigo 11 da Lei sobre Materiais de Arquivo e Atividades Arquivisticas ("Jornal Oficial da RS", n.o 6/2020):
"O criador e detentor de material de registo e materiais de arquivo e obrigado a adotar uma lista de categorias de material de registo com periodos de retencao, com aprovacao previa do arquivo competente."
Isto significa que a Lista nao so deve existir, como deve ser aprovada pelo arquivo territorial competente.
Como E a Lista de Categorias?
A Lista e tipicamente organizada em formato tabular:
| Marca de Classificacao | Nome da Categoria | Periodo de Retencao |
|---|---|---|
| 01 | Documentacao de constituicao (estatutos, decisao de registo) | Permanente |
| 02 | Atos normativos (regulamentos, decisoes, ordens) | Permanente |
| 03 | Documentacao de RH (contratos de trabalho, decisoes) | Permanente |
| 04-01 | Demonstracoes financeiras (balanco, demonstracao de resultados) | Permanente |
| 04-02 | Faturas emitidas | 10 anos |
| 04-03 | Faturas recebidas | 10 anos |
| 05 | Documentacao fiscal (declaracoes, decisoes) | 5 anos |
| 06 | Documentos contabilisticos (lancamentos, extratos) | 5 anos |
| 07 | Contratos comerciais (com clientes, fornecedores) | 10 anos apos expiracao |
| 08 | Correspondencia comercial geral | 2 anos |
| 09 | Documentacao tecnica | Permanente |
| 10 | Documentacao de SST (seguranca e saude no trabalho) | 40 anos |
Este e apenas um exemplo -- a sua Lista deve refletir os tipos reais de documentacao criada na sua empresa.
Como Criar uma Lista de Categorias: Passo a Passo
1. Identificar Todos os Tipos de Documentos
Percorra todos os setores e departamentos. Pergunte aos colaboradores que documentos criam ou recebem. Nao esqueca a documentacao eletronica -- faturas eletronicas, emails, contratos digitais.
2. Determinar os Periodos de Retencao
Para cada tipo de documento, determine o periodo de retencao com base em:
- Requisitos legais (Lei da Contabilidade, Lei do Trabalho, leis fiscais)
- Necessidades internas do negocio
- Recomendacoes do arquivo competente
3. Organizar num Sistema de Classificacao
Atribua marcas de classificacao a cada categoria. Utilize um sistema numerico que seja logico e facil de usar.
4. Adotar por Decisao Interna
O diretor ou pessoa autorizada emite uma Decisao de adocao da Lista de Categorias.
5. Submeter ao Arquivo Competente para Aprovacao
Envie a Lista ao seu arquivo territorial competente. O arquivo pode aprovar a Lista ou solicitar modificacoes. So apos receber a aprovacao e que a Lista se torna valida.
Problemas Comuns
- Listas genericas copiadas da internet -- Cada empresa deve ter uma lista adaptada as suas atividades
- Omissao de documentos eletronicos -- Faturas eletronicas, contratos eletronicos e correspondencia digital devem ser incluidos
- Nao atualizar quando as atividades mudam -- Se a empresa expande ou muda a sua atividade, a Lista deve ser atualizada
- Sem aprovacao do arquivo -- Uma Lista sem aprovacao nao tem forca legal
Como o Arhivix Ajuda
O Arhivix categoriza automaticamente os documentos de acordo com a sua Lista de Categorias assim que os carrega. Os periodos de retencao sao rastreados automaticamente e o sistema notifica-o quando a documentacao expira e quando e altura de submeter um pedido de destruicao.
Pare de gerir registos manualmente. Deixe o Arhivix faze-lo por si -- automaticamente, com precisao e em conformidade com a lei.
