Waarom Bedrijven OneDrive Gebruiken
OneDrive wordt meegeleverd met Microsoft 365. Als uw bedrijf Outlook, Word, Excel en Teams gebruikt -- is OneDrive er "gratis" bij. Bureaubladsynchronisatie is naadloos, Office-integratie werkt uitstekend.
Voor individuele gebruikers en kleine teams die voornamelijk Office-documenten gebruiken -- is OneDrive voldoende. Maar wanneer wettelijke vereisten, regelgevingsverplichtingen en honderden documenten per maand verschijnen -- beginnen de problemen.
6 Beperkingen van OneDrive voor Bedrijfsdocumenten
1. Mapgebaseerde organisatie
Dezelfde mappenstructuur als een lokale harde schijf. Geen automatische classificatie op type, klant of periode.
2. Geen OCR voor gescande documenten
Gescande facturen en met de telefoon gefotografeerde contracten worden opgeslagen maar kunnen niet op inhoud worden doorzocht.
3. Geen bewaartermijnbewaking
OneDrive weet niet dat facturen 10 jaar moeten worden bewaard of personeelsdocumenten permanent.
4. Beperkte toegangscontrole voor grotere teams
Geen rolgebaseerde toegang. U kunt niet definieren "boekhouders zien financien, chauffeurs zien vrachtbrieven."
5. Geen archiefboek of wettelijke naleving
OneDrive genereert geen archiefboeken, houdt geen bewaartermijnen bij en behandelt geen vernietigingsprocedures voor de Servische wet.
6. Geen e-handtekening of e-vrachtbrieven
OneDrive slaat bestanden op maar kan ze niet elektronisch ondertekenen of verzenddocumenten genereren.
Vergelijking
| Functie | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Cloudopslag | Ja | Ja |
| Automatische classificatie | Nee | Ja (AI) |
| OCR | Nee | Ja |
| Bewaartermijnbewaking | Nee | Ja |
| Archiefboek | Nee | Ja |
| E-handtekening | Nee | Ja |
| Klantenportaal | Nee | Ja |
| AI-inhoudszoekfunctie | Nee | Ja |
Conclusie
OneDrive is geweldig voor het Office-ecosysteem, maar voor bedrijfsdocumentatie met wettelijke vereisten -- is het niet voldoende.
Arhivix complementeert uw Microsoft 365 -- zakelijk documentbeheer met AI-zoekfunctie, automatische classificatie, e-handtekening en volledige wettelijke naleving. Probeer het gratis.
