Waarom Bedrijven Google Drive Gebruiken
Google Drive is populair omdat het gratis is (tot 15 GB), eenvoudig en geintegreerd met Gmail. Voor kleine teams die presentaties en spreadsheets delen, is het volkomen toereikend.
Maar wanneer uw bedrijf groeit, wanneer regelgevende eisen verschijnen, wanneer documenten essentieel worden voor de bedrijfsvoering -- toont Google Drive zijn beperkingen.
7 Redenen Waarom Google Drive een DMS Niet Kan Vervangen
1. Geen Versiebeheer voor PDF's en Gescande Documenten
Google Drive heeft versiebeheer voor Google Docs, Sheets en Slides. Maar voor PDF's, Word-bestanden, Excel-spreadsheets en gescande documenten -- die 90% van de bedrijfsdocumentatie uitmaken -- is er geen versiebeheer. Als iemand per ongeluk een bestand verwijdert of overschrijft, is het origineel verloren.
2. Zoeken Begrijpt Geen PDF-inhoud
Google Drive kan tekst doorzoeken in Google-documenten, maar voor PDF-bestanden werkt zoeken alleen op bestandsnamen. Gescande documenten zijn volledig ondoorzoekbaar. Een DMS met OCR en AI-zoeken vindt documenten op inhoud, zelfs in scans.
3. Geen Bewaartermijnen
Google Drive weet niet dat een factuur 7 jaar bewaard moet worden of dat een arbeidsovereenkomst 6 jaar na beeindiging bewaard moet blijven. Een DMS houdt automatisch wettelijke bewaartermijnen bij en waarschuwt u voor afloop.
4. Gedetailleerde Toegangscontrole Is Beperkt
Google Drive heeft delen per map of bestand, maar voor grote teams wordt dit snel onpraktisch. Een DMS heeft rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) -- definieer rollen (accountant, directeur, chauffeur) en elke rol krijgt automatisch toegang tot de juiste documenten.
5. Geen Auditspoor
Wie heeft het document geopend? Wie heeft het gewijzigd? Wanneer? Google Drive bewaart een basisgeschiedenis maar biedt niet het gedetailleerde auditspoor dat vereist is voor belastingaudits en regelgevende inspecties. Een DMS registreert elke actie.
6. Geen Elektronische Ondertekening
Google Drive heeft geen ingebouwde functie voor gekwalificeerde elektronische ondertekening. U moet een tool van derden gebruiken (DocuSign, Adobe Sign) en handmatig bestanden heen en weer overdragen. Een DMS zoals Arhivix heeft eSign geintegreerd -- onderteken documenten zonder het systeem te verlaten.
7. Geen Automatische Categorisering
Op Google Drive is de organisatie 100% handmatig -- u maakt mappen, verplaatst bestanden, benoemt documenten. Een DMS met AI categoriseert documenten automatisch op het moment dat u ze uploadt.
Gedetailleerde Vergelijking
| Functie | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| PDF-inhoud zoeken | Beperkt | AI + OCR zoeken |
| Gescande documenten | Ondoorzoekbaar | OCR -> doorzoekbaar |
| PDF-versiebeheer | Nee | Ja -- volledige geschiedenis |
| Bewaartermijnen | Nee | Automatische tracking |
| Elektronische handtekening | Nee (derden) | Geintegreerde QES + tijdstempel |
| Automatische categorisering | Nee | AI-categorisering |
| Auditspoor | Basis | Gedetailleerd auditlogboek |
| Regelgevende naleving | Gedeeltelijk | Volledig (AVG, eIDAS) |
| Prijs (10 gebruikers) | ~EUR 70/maand (Business) | Vanaf EUR 25/maand |
Wanneer Is Google Drive Voldoende?
Google Drive is prima als:
- U minder dan 5 werknemers heeft
- U niet werkt met gereguleerde documenten (facturen, contracten, vrachtbrieven)
- U geen elektronische handtekeningen nodig heeft
- Documenten niet essentieel zijn voor uw bedrijfsvoering
Voor alle anderen is een DMS essentieel.
Hoe te Migreren van Google Drive naar een DMS
De overgang is eenvoudiger dan u denkt:
- Exporteer alle bestanden uit Google Drive (Google Takeout of sync)
- Importeer in Arhivix -- bulkupload met automatische categorisering
- AI-zoeken indexeert direct alle documenten
- Stel toegang in -- definieer wie wat kan zien
- Annuleer Google Workspace (of behoud het alleen voor e-mail)
Conclusie
Google Drive is geweldig voor het delen van vakantiefoto's. Maar voor bedrijfsdocumenten met wettelijke bewaartermijnen, die handtekeningen nodig hebben en doorzoekbaar moeten zijn -- heeft u een echt DMS nodig.
Stap over naar Arhivix en stop met het gebruik van een persoonlijke bestandstool voor serieus zakendoen.
