Het Klassieke Scenario
Iemand maakt een Excel-spreadsheet: "Contractenregister." Kolommen: contractnummer, klant, datum, vervaldatum, bestandslocatie. Werkt in het begin prima -- 20 rijen, overzichtelijke tabel.
Een jaar later? 500 rijen. Drie versies -- een op de server, een in de e-mail van de directeur, een op de laptop van de jurist. Geen enkele is actueel.
8 Redenen Waarom Excel Niet Geschikt Is voor Documentregistratie
- Geen koppeling tussen spreadsheet en bestand -- u typt een locatie maar kunt niet klikken om te openen
- Meerdere spreadsheetversies -- wie heeft de nieuwste?
- Geen automatisering -- handmatige invoer voor elk document: 2-3 uur/maand voor 50 documenten
- Geen deadlineherinneringen -- contract verloopt? Excel vertelt het u niet
- Geen toegangscontrole op rijniveau -- iedereen ziet alles
- Geen inhoudszoekfunctie -- Excel doorzoekt alleen wat u handmatig hebt ingetypt
- Schaalt niet -- 5.000 rijen wordt traag en onbeheersbaar
- Voldoet niet aan wettelijke vereisten -- geen archiefboek, geen classificatiemerken
Conclusie
Excel is uitstekend -- voor berekeningen en rapporten. Maar voor documentregistratie is het een improvisatie die meer problemen creert dan oplost.
Arhivix vervangt uw Excel-spreadsheets door een intelligent systeem dat automatisch categoriseert, deadlines bijhoudt en AI-zoekfunctie biedt. Alles wat u handmatig invoerde, gebeurt nu automatisch. Probeer het gratis.
