Het Probleem met E-mailgebaseerde Samenwerking
De directeur stuurt een contract naar een klant. De klant wijzigt 2 clausules en stuurt het terug. De jurist corrigeert. De directeur voegt iets toe. Definitieve versie? Niemand weet het zeker.
Op de gedeelde map ziet u: contract_v1.docx, contract_v2.docx, contract_DEFINITIEF.docx, contract_DEFINITIEF_correctie.docx, contract_DEFINITIEF_v2_ECHT_DEFINITIEF.docx.
Waarom Dit Gevaarlijk Is, Niet Alleen Vervelend
- Juridische gevolgen: de verkeerde versie ondertekenen -- onderhandelde voorwaarden zijn niet opgenomen
- Financiele verliezen: offerte met oude prijzen naar klant gestuurd
- Tijdverspilling: elke "welke is de nieuwste versie?" kost 5-10 minuten
Hoe DMS Documentsamenwerking Oplost
Automatisch Versiebeheer
Elke bewerking maakt automatisch een nieuwe versie aan. Geen "Opslaan als", geen hernoemen. U weet altijd welke de nieuwste is.
Opmerkingen en Annotaties
In plaats van e-mailen "kijk op pagina 3, regel 5" -- opmerkingen direct op het document. Iedereen ziet het, iedereen reageert, alles op een plek.
Goedkeuringsworkflows
Documentstroom: auteur -> afdelingshoofd -> directeur -> klant. Elke stap geautomatiseerd, met meldingen en deadlines.
Conclusie
Arhivix elimineert versiechaos. Automatisch versiebeheer, documentopmerkingen, goedkeuringsworkflows en altijd een duidelijke nieuwste versie. Probeer het gratis.
