Chaos in Boekhoudkantoren
Een typisch boekhoudkantoor verzorgt de boekhouding voor 30-100 klanten. Elke klant stuurt maandelijks facturen, bankafschriften, contracten, reisorders. Vermenigvuldig met 12 maanden en u krijgt duizenden documenten per jaar.
Huidig "systeem": een map per klant op de server, e-mails met bijlagen, berichtengroepen, papieren mappen. Resultaat? U besteedt meer tijd aan het vinden van documenten dan aan daadwerkelijke boekhouding.
Hoe DMS het Werk van Kantoren Verandert
Klantgebaseerde Organisatie
Elke klant heeft zijn eigen ruimte met automatische categorisering: inkomende facturen, uitgaande facturen, overzichten, contracten, belastingformulieren. AI herkent het documenttype en archiveert het correct.
Klant-uploadportaal
In plaats van e-mails en berichten -- klanten uploaden documenten rechtstreeks naar het portaal. Elk document belandt automatisch in de juiste map. Geen "ik heb u de factuur per e-mail gestuurd, heeft u die ontvangen?" meer.
Belastingaangiftetermijnen
DMS herinnert automatisch aan termijnen: btw-aangifte voor de 15e, jaaraangifte voor maart, archiefboek voor april. Voor elke klant apart.
Bulkscannen
Klant brengt een doos papieren facturen? Bulkscannen + OCR = alles gedigitaliseerd, doorzoekbaar en georganiseerd in 30 minuten in plaats van 3 dagen.
ROI voor Boekhoudkantoren
| Activiteit | Zonder DMS | Met DMS |
|---|---|---|
| Factuur vinden | 5-15 minuten | 10 seconden |
| Klantdocumenten ontvangen | E-mail + handmatig sorteren | Automatisch portaal |
| Voorbereiding belastingcontrole | 2-3 dagen | 30 minuten |
| Tijd besteed aan administratie | 40% van werktijd | 10% van werktijd |
Conclusie
Arhivix is ideaal voor boekhoudkantoren -- klantenportaal, AI-categorisering, automatische termijnen en OCR-scannen. Bespaar 30% van uw werktijd. Probeer het gratis.
