Het Cloudopslag-trilemma: Google Drive, Dropbox of OneDrive?
Wanneer een bedrijf nadenkt over documenten in de cloud, kiezen ze doorgaans tussen drie opties: Google Drive, Dropbox of OneDrive. Elk heeft voordelen, maar ze delen allemaal hetzelfde fundamentele probleem -- ze zijn ontworpen voor het opslaan van bestanden, niet voor het beheren van documenten.
In dit artikel vergelijken we alle drie de diensten met een gespecialiseerd DMS en laten we zien waarom geen enkele clouddrive een echt DMS kan vervangen.
Wat Is het Verschil Tussen Cloudopslag en DMS?
Cloudopslag (Google Drive, Dropbox, OneDrive) is een digitale harde schijf in de cloud. U slaat bestanden op, organiseert ze in mappen en deelt ze met collega's.
DMS (Document Management Systeem) is een systeem dat begrijpt wat uw documenten zijn. Het classificeert ze, houdt bewaartermijnen bij, zorgt voor regelgevende naleving, maakt e-handtekeningen mogelijk en genereert archiefdossiers.
Het verschil is als een boekenplank versus een bibliotheek -- een plank bewaart boeken, een bibliotheek catalogiseert ze, bewaart ze, maakt ze doorzoekbaar en leent ze uit volgens regels.
Google Drive, Dropbox, OneDrive: Wat Elk Mist
Google Drive -- Eenvoudig maar Oppervlakkig
- Voordeel: gratis tot 15 GB, geintegreerd met Gmail en Google Workspace
- Ontbreekt: OCR voor gescande documenten, bewaartermijnen, e-handtekeningen, archiefboek
- Probleem: zoeken werkt niet voor PDF's en gescande documenten
Dropbox -- Goed voor Delen, Slecht voor Beheren
- Voordeel: snelle synchronisatie, uitstekende desktop-app
- Ontbreekt: documentclassificatie, workflows, regelgevingsnalevingsfuncties
- Probleem: synchronisatieconflicten wanneer meerdere mensen hetzelfde bestand bewerken
OneDrive -- Onderdeel van het Microsoft-ecosysteem, Maar Niet Genoeg Op Zichzelf
- Voordeel: diepe integratie met Office-applicaties
- Ontbreekt: automatische classificatie (zonder SharePoint), lokale regelgeving
- Probleem: voor DMS-functionaliteit heeft u SharePoint nodig -- extra complexiteit en kosten
Vergelijking Naast Elkaar: Cloud vs DMS
| Functie | Google Drive | Dropbox | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|---|---|
| Gratis plan | 15 GB | 2 GB | 5 GB | Gratis tier |
| OCR-zoeken | Beperkt | Nee | Nee | Ja (AI) |
| Automatische classificatie | Nee | Nee | Nee* | Ja |
| Bewaartermijnen | Nee | Nee | Nee* | Ja |
| Elektronische handtekeningen | Add-on | Dropbox Sign | Add-on | Ingebouwd |
| Goedkeuringsworkflows | Nee | Nee | Nee* | Ja |
| Archiefboek | Nee | Nee | Nee | Ja |
| Auditspoor | Basis | Basis | Basis | Gedetailleerd |
| Regelgevende naleving | Nee | Nee | Nee | Ja |
* Beschikbaar met SharePoint Premium/E5-licentie met extra configuratie
5 Tekenen dat u Moet Overstappen naar een DMS
1. U Heeft Meer dan 1.000 Documenten
Wanneer uw mappenstructuur 5+ niveaus diep gaat, kan geen enkele clouddrive u helpen snel een document te vinden. Een DMS met AI-zoeken vindt documenten in seconden -- ongeacht waar ze zijn opgeslagen.
2. U Heeft Wettelijke Bewaarvereisten
Facturen 10 jaar, HR-documenten permanent, contracten 5 jaar na afloop. Geen enkele clouddrive houdt deze termijnen automatisch bij. Een DMS waarschuwt u voor het verlopen van termijnen en voorkomt onbedoeld verwijderen.
3. U Krijgt te Maken met Audits of Inspecties
Wanneer een belastinginspecteur vraagt om alle facturen van leverancier X voor periode Y -- in een clouddrive is dat handmatig zoeken. Een DMS genereert het rapport in 30 seconden.
4. Meer dan 10 Werknemers Werken met Documenten
Toegangscontrole in clouddrives wordt onpraktisch naarmate teams groeien. Wie heeft toegang tot wat? Wie heeft wat verwijderd? Een DMS met RBAC beheert automatisch toegang op basis van rollen.
5. U Heeft E-handtekeningen en Vrachtbrieven Nodig
Clouddrives hebben geen ingebouwde e-handtekeningen of vrachtbriefgeneratie. Een DMS integreert beide in een uniforme workflow.
Hoe Ziet Migratie van Cloud naar DMS Eruit?
- Inventariseer bestaande documenten -- inventariseer wat u heeft en waar
- Definieer categorieen -- facturen, contracten, HR, technische documentatie
- Bulkupload -- het DMS classificeert automatisch gemigreerde documenten
- Train werknemers -- 30 minuten is genoeg voor de basis
- Parallelle werking -- gebruik beide systemen 2-4 weken tijdens de overgang
Conclusie: Cloudopslag =/= DMS
Google Drive, Dropbox en OneDrive zijn uitstekende tools -- voor waarvoor ze ontworpen zijn. Maar geen van hen is gebouwd om bedrijfsdocumenten te beheren in overeenstemming met regelgeving.
Als u classificatie, bewaartermijnen, e-handtekeningen, workflows, archiefdossiers en auditsporen nodig heeft -- heeft u een DMS nodig.
Arhivix is het DMS dat de eenvoud van cloudopslag combineert met alle functies die uw bedrijf daadwerkelijk nodig heeft. Probeer het gratis en ervaar het verschil.
