I documenti sono la linfa vitale di ogni azienda
Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, i documenti sono ovunque: contratti, fatture, preventivi, ordini di acquisto, verbali di riunione, rapporti. Nelle piccole imprese, dove ogni dipendente ricopre piu ruoli, l'organizzazione di questi documenti viene spesso trascurata.
Il risultato? Documenti sui desktop, nelle caselle di posta, su carta, nei gruppi WhatsApp. Quando vi serve un documento specifico -- inizia il caos. Un approccio corretto all'organizzazione dei documenti aziendali puo prevenire tutto questo.
Quanto vi costa la disorganizzazione?
Le ricerche mostrano che le piccole imprese perdono risorse significative per problemi legati ai documenti:
- Il 7,5% di tutti i documenti viene perso definitivamente
- Il 3% dei documenti viene archiviato erroneamente e diventa introvabile
- 18 minuti in media per trovare un singolo documento
- Il 50% del tempo dedicato ai documenti e improduttivo
Per un'azienda con 10 dipendenti, questo significa perdere centinaia di ore all'anno -- con un impatto diretto sulla redditivita.
Cos'e un DMS e perche ne avete bisogno?
Un sistema di gestione documentale (DMS) e un software che centralizza tutti i vostri documenti in un unico posto, con ricerca, controllo degli accessi e automazione. Non e solo un "Google Drive migliore" -- e un'infrastruttura completa per la gestione della documentazione aziendale.
Vantaggi principali di un DMS per le piccole imprese:
- Centralizzazione -- basta con il caos dei documenti in 5 posti diversi
- Ricerca -- trovate qualsiasi documento in pochi secondi
- Sicurezza -- controllate chi puo visualizzare, modificare o eliminare i documenti
- Conformita -- rispettate automaticamente i requisiti legali di conservazione
- Collaborazione -- il team lavora sugli stessi documenti senza conflitti di versione
Come scegliere il DMS giusto
Il mercato e pieno di opzioni, ma per le piccole imprese i fattori chiave sono:
1. Facilita d'uso
Se il sistema e complicato, i dipendenti non lo useranno. Cercate un DMS con un'interfaccia intuitiva che non richieda piu di un'ora di formazione.
2. Prezzi adeguati alle vostre dimensioni
Le soluzioni enterprise costano migliaia al mese. Le piccole imprese hanno bisogno di soluzioni accessibili con piani tariffari per utente.
3. Cloud o on-premise?
Le soluzioni cloud sono ideali per le piccole imprese -- nessun server, nessuna manutenzione, nessun team IT necessario. Accesso da qualsiasi dispositivo, backup automatici.
4. Ricerca basata sull'AI
La ricerca basica per nome file non basta. La ricerca AI comprende il contenuto del documento e trova risultati anche quando non conoscete il nome esatto del file.
5. Integrazioni
Il vostro DMS dovrebbe funzionare con gli strumenti che gia utilizzate -- software contabile, CRM, email.
Arhivix: un DMS pensato per le piccole imprese
Arhivix e progettato pensando alle piccole imprese. Nessuna configurazione complessa, nessuna licenza costosa, nessun team IT richiesto.
- Operativi in meno di 30 minuti
- Ricerca AI in inglese, tedesco e serbo
- Categorizzazione e tagging automatico dei documenti
- Piani a partire da 25 EUR/mese
Conclusione
Un DMS non e un lusso per le grandi aziende -- e uno strumento essenziale per ogni piccola impresa che vuole lavorare in modo efficiente, sicuro e conforme alle normative.
Ogni giorno senza un DMS e un giorno in cui perdete tempo, denaro e tranquillita cercando documenti che dovrebbero essere a portata di mano.
