Klasicni scenarij
Netko kreira Excel tablicu: "Registar ugovora." Stupci: broj ugovora, klijent, datum, istek, lokacija datoteke. Odlicno funkcionira na pocetku -- 20 redova, cista tablica.
Godinu dana kasnije? 500 redova. Tri verzije -- jedna na posluzitelju, jedna u direktorovom mailu, jedna na laptopa pravnika. Nijedna nije aktualna.
8 razloga zasto Excel nije za evidenciju dokumenata
- Nema veze izmedu tablice i datoteke -- upisujete lokaciju, ali ne mozete kliknuti za otvaranje
- Vise verzija tablice -- tko ima najnoviju?
- Nema automatizacije -- rucni unos za svaki dokument: 2-3 sata/mjesecno za 50 dokumenata
- Nema podsjetnika o rokovima -- ugovor istjece? Excel vam nece reci
- Nema kontrole pristupa na razini retka -- svi vide sve
- Nema pretrazivanja sadrzaja -- Excel pretrazuje samo ono sto ste rucno unijeli
- Ne skalira se -- 5.000 redova postaje sporo i neupravljivo
- Ne ispunjava zakonske zahtjeve -- nije arhivska knjiga, nema klasifikacijskih oznaka
Zakljucak
Excel je izvrstan -- za izracune i izvjestaje. Ali za evidenciju dokumenata to je improvizacija koja stvara vise problema nego sto rjesava.
Arhivix zamjenjuje vase Excel tablice inteligentnim sustavom koji automatski kategorizira, prati rokove i omogucuje AI pretrazivanje. Sve sto ste rucno unosili sada se odvija automatski. Isprobajte besplatno.
