Le trilemme du stockage cloud : Google Drive, Dropbox ou OneDrive ?
Quand une entreprise pense aux documents dans le cloud, elle choisit generalement entre trois options : Google Drive, Dropbox ou OneDrive. Chacun a ses avantages, mais tous partagent le meme probleme fondamental -- ils sont concus pour stocker des fichiers, pas pour gerer des documents.
Dans cet article, nous comparons les trois services avec un DMS specialise et montrons pourquoi aucun cloud ne peut remplacer un veritable DMS.
Quelle est la difference entre stockage cloud et DMS ?
Le stockage cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive) est un disque dur numerique dans le cloud. Vous stockez des fichiers, les organisez dans des dossiers et les partagez avec des collegues.
Le DMS (systeme de gestion documentaire) est un systeme qui comprend ce que sont vos documents. Il les classifie, suit les durees de conservation, assure la conformite reglementaire, permet les signatures electroniques et genere les registres d'archives.
La difference est comparable a celle entre une etagere et une bibliotheque -- une etagere stocke des livres, une bibliotheque les catalogue, les preserve, les rend consultables et les prete selon des regles.
Google Drive, Dropbox, OneDrive : ce qui manque a chacun
Google Drive -- simple mais superficiel
- Avantage : gratuit jusqu'a 15 Go, integre avec Gmail et Google Workspace
- Manque : OCR pour les documents scannes, durees de conservation, signatures electroniques, livre d'archives
- Probleme : la recherche ne fonctionne pas pour les PDF et les documents scannes
Dropbox -- bon pour le partage, mauvais pour la gestion
- Avantage : synchronisation rapide, excellente application de bureau
- Manque : classification documentaire, workflows, fonctionnalites de conformite reglementaire
- Probleme : conflits de synchronisation quand plusieurs personnes modifient le meme fichier
OneDrive -- partie de l'ecosysteme Microsoft, mais insuffisant seul
- Avantage : integration profonde avec les applications Office
- Manque : classification automatique (sans SharePoint), reglementations locales
- Probleme : pour les fonctionnalites DMS, il faut SharePoint -- complexite et cout supplementaires
Comparaison cote a cote : cloud vs DMS
| Fonctionnalite | Google Drive | Dropbox | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|---|---|
| Offre gratuite | 15 Go | 2 Go | 5 Go | Niveau gratuit |
| Recherche OCR | Limitee | Non | Non | Oui (IA) |
| Classification automatique | Non | Non | Non* | Oui |
| Durees de conservation | Non | Non | Non* | Oui |
| Signature electronique | Module complementaire | Dropbox Sign | Module complementaire | Integree |
| Workflows d'approbation | Non | Non | Non* | Oui |
| Livre d'archives | Non | Non | Non | Oui |
| Piste d'audit | Basique | Basique | Basique | Detaillee |
| Conformite reglementaire | Non | Non | Non | Oui |
* Disponible avec la licence SharePoint Premium/E5 et une configuration supplementaire
5 signes que vous devez passer a un DMS
1. Vous avez plus de 1 000 documents
Quand votre arborescence de dossiers depasse 5 niveaux, aucun cloud ne peut vous aider a trouver un document rapidement. Un DMS avec recherche IA trouve les documents en quelques secondes -- quel que soit leur emplacement.
2. Vous avez des obligations legales de conservation
Factures pendant 10 ans, documents RH de facon permanente, contrats pendant 5 ans apres expiration. Aucun cloud ne suit ces echeances automatiquement. Un DMS vous alerte avant l'expiration des delais et empeche la suppression accidentelle.
3. Vous etes soumis a des audits ou inspections
Quand un inspecteur fiscal demande toutes les factures du fournisseur X pour la periode Y -- dans un cloud, c'est une recherche manuelle. Un DMS genere le rapport en 30 secondes.
4. Plus de 10 employes travaillent avec des documents
Le controle d'acces dans les drives cloud devient impraticable a mesure que les equipes grandissent. Qui a acces a quoi ? Qui a supprime quoi ? Un DMS avec RBAC gere automatiquement les acces par role.
5. Vous avez besoin de signatures electroniques et de bons de livraison
Les drives cloud ne disposent pas de signatures electroniques integrees ni de generation de bons de livraison. Un DMS integre les deux dans un flux de travail unifie.
A quoi ressemble la migration du cloud vers un DMS ?
- Auditez les documents existants -- inventoriez ce que vous avez et ou
- Definissez des categories -- factures, contrats, RH, documentation technique
- Televersement en masse -- le DMS classifie automatiquement les documents migres
- Formez les employes -- 30 minutes suffisent pour les bases
- Fonctionnement en parallele -- utilisez les deux systemes pendant 2 a 4 semaines durant la transition
Conclusion : stockage cloud ≠ DMS
Google Drive, Dropbox et OneDrive sont d'excellents outils -- pour ce pour quoi ils ont ete concus. Mais aucun d'entre eux n'a ete concu pour gerer des documents professionnels dans le respect des reglementations.
Si vous avez besoin de classification, de durees de conservation, de signatures electroniques, de workflows, de registres d'archives et de pistes d'audit -- vous avez besoin d'un DMS.
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