Fermer une entreprise ≠ fermer les archives
De nombreux dirigeants pensent que la fermeture d'une entreprise met fin a l'obligation de conserver des documents. C'est faux. Les lois sur les archives exigent que la documentation soit preservee meme apres la cessation d'activite d'une personne morale.
Obligations legales lors de la fermeture
- Organisation de la documentation -- tous les documents doivent etre classes par annee et categorie
- Mise a jour du livre d'archives -- inventaire complet de toute la documentation
- Separation des archives permanentes -- les documents a valeur durable sont separes
- Transfert aux archives de l'Etat -- les archives permanentes sont transferees aux archives competentes
- Destruction du materiel non permanent -- uniquement avec l'approbation des archives
Durees de conservation applicables apres la fermeture
| Type de document | Duree de conservation |
|---|---|
| Etats financiers | Permanente |
| Documentation fiscale | 10 ans |
| Fiches de paie | Permanente |
| Contrats de travail | Permanente |
| Contrats commerciaux | 10 ans apres expiration |
| Factures | 10 ans |
Comment le DMS facilite la fermeture
- Transfert organise : tous les documents deja categorises avec metadonnees
- Livre d'archives automatique : generation du livre d'archives complet pour le transfert
- Export en formats standards : PDF/A pour la conservation a long terme
- Piste d'audit : preuve de l'integrite des documents tout au long de la duree de conservation
Conclusion
Arhivix vous aide a fermer votre entreprise en conformite avec la loi. Livre d'archives automatique, documentation organisee et export pour le transfert aux archives de l'Etat. N'attendez pas le dernier moment -- organisez vos documents maintenant.
