Le scenario classique
Quelqu'un cree un tableur Excel : "Registre des contrats." Colonnes : numero de contrat, client, date, expiration, emplacement du fichier. Ca fonctionne tres bien au debut -- 20 lignes, tableau propre.
Un an plus tard ? 500 lignes. Trois versions -- une sur le serveur, une dans l'e-mail du directeur, une sur le portable du juriste. Aucune n'est a jour.
8 raisons pour lesquelles Excel n'est pas fait pour le suivi documentaire
- Pas de lien entre le tableur et le fichier -- vous tapez un emplacement mais ne pouvez pas cliquer pour ouvrir
- Versions multiples du tableur -- qui a la derniere version ?
- Pas d'automatisation -- saisie manuelle pour chaque document : 2-3 heures/mois pour 50 documents
- Pas de rappels d'echeances -- contrat qui expire ? Excel ne vous le dira pas
- Pas de controle d'acces par ligne -- tout le monde voit tout
- Pas de recherche dans le contenu -- Excel ne cherche que ce que vous avez saisi manuellement
- Ne passe pas a l'echelle -- 5 000 lignes deviennent lentes et ingerables
- Ne repond pas aux exigences legales -- ce n'est pas un livre d'archives, pas de marques de classification
Conclusion
Excel est excellent -- pour les calculs et les rapports. Mais pour le suivi documentaire, c'est une improvisation qui cree plus de problemes qu'elle n'en resout.
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