Los documentos son el alma de toda empresa
Independientemente del tamano de la empresa, los documentos estan por todas partes: contratos, facturas, propuestas, ordenes de compra, actas de reuniones, informes. En las pequenas empresas, donde cada empleado desempena multiples funciones, organizar estos documentos a menudo queda en segundo plano.
El resultado? Documentos en escritorios, en bandejas de correo, en papel, en grupos de WhatsApp. Cuando necesita un documento especifico -- comienza el caos. Un enfoque adecuado para organizar los documentos de la empresa puede prevenir esto.
Cuanto le cuesta la desorganizacion?
Las investigaciones muestran que las pequenas empresas pierden recursos significativos en problemas relacionados con documentos:
- El 7,5% de todos los documentos se pierden permanentemente
- El 3% de los documentos se archivan incorrectamente y son imposibles de encontrar
- 18 minutos de media para encontrar un solo documento
- El 50% del tiempo dedicado a documentos es improductivo
Para una empresa con 10 empleados, esto significa perder cientos de horas al ano -- impactando directamente en la rentabilidad.
Que es un DMS y por que lo necesita?
Un Sistema de Gestion Documental (DMS) es un software que centraliza todos sus documentos en un solo lugar, con busqueda, control de acceso y automatizacion. No es solo un "Google Drive mejorado" -- es una infraestructura completa para gestionar la documentacion empresarial.
Beneficios clave de un DMS para pequenas empresas:
- Centralizacion -- termine con el caos de documentos en 5 lugares diferentes
- Busqueda -- encuentre cualquier documento en segundos
- Seguridad -- controle quien puede ver, editar o eliminar documentos
- Cumplimiento -- cumpla automaticamente los requisitos legales de conservacion
- Colaboracion -- el equipo trabaja en los mismos documentos sin conflictos de versiones
Como elegir el DMS adecuado
El mercado esta lleno de opciones, pero para las pequenas empresas los factores clave son:
1. Facilidad de uso
Si el sistema es complicado, los empleados no lo usaran. Busque un DMS con una interfaz intuitiva que no requiera mas de una hora de formacion.
2. Precio adaptado a su tamano
Las soluciones empresariales cuestan miles al mes. Las pequenas empresas necesitan soluciones asequibles con planes de precios por usuario.
3. Nube o local?
Las soluciones en la nube son ideales para pequenas empresas -- sin servidores, sin mantenimiento, sin necesidad de equipo de TI. Acceso desde cualquier dispositivo, copias de seguridad automaticas.
4. Busqueda con IA
La busqueda basica por nombre de archivo no es suficiente. La busqueda con IA comprende el contenido del documento y encuentra resultados incluso cuando no conoce el nombre exacto del archivo.
5. Integraciones
Su DMS debe funcionar con las herramientas que ya utiliza -- software contable, CRM, correo electronico.
Arhivix: Un DMS disenado para pequenas empresas
Arhivix esta disenado pensando en las pequenas empresas. Sin configuracion compleja, sin licencias costosas, sin necesidad de equipo de TI.
- Configuracion en menos de 30 minutos
- Busqueda con IA en ingles, aleman y serbio
- Categorizacion y etiquetado automaticos de documentos
- Planes desde 25 EUR/mes
Conclusion
Un DMS no es un lujo para grandes corporaciones -- es una herramienta esencial para toda pequena empresa que quiera trabajar de forma eficiente, segura y en cumplimiento con las regulaciones.
Cada dia sin un DMS es un dia que pierde tiempo, dinero y cordura buscando documentos que deberian estar al alcance de su mano.
