Με την εισαγωγή νέων νομικών κανονισμών, οι εταιρείες υποχρεούνται να προσαρμόσουν και να συμμορφωθούν με τους κανόνες που σχετίζονται με την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και τη διαχείριση εγγράφων. Ένα από τα βασικά ερωτήματα που θέτουν οι εταιρείες είναι: είναι απαραίτητη η δημιουργία νέου κανονισμού διαχείρισης γραφείου για τη συμμόρφωση με τον νέο Νόμο Αρχειοθέτησης Εγγράφων;
Τι Αλλάζει με τον Νέο Νόμο;
Ο νέος υποχρεωτικός νόμος αρχειοθέτησης εγγράφων απαιτεί από τις εταιρείες να παρέχουν νομική βάση για την αποθήκευση, προστασία και χρήση αρχειακού υλικού. Αυτό σημαίνει:
- Εναρμόνιση επιχειρηματικών διαδικασιών με νέους νομικούς κανόνες.
- Εφαρμογή προτύπων για ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και προστασία δεδομένων.
Είναι Υποχρεωτικός ένας Νέος Κανονισμός;
Αν η εταιρεία σας διαθέτει ήδη κανονισμό διαχείρισης γραφείου, μπορεί να μην είναι απαραίτητη η υιοθέτηση ενός εντελώς νέου. Ωστόσο, μπορεί να είναι απαραίτητη η προσαρμογή του υπάρχοντος κανονισμού για τη συμμόρφωση με τη νέα νομοθεσία, ιδιαίτερα σχετικά με:
- Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση εγγράφων.
- Ασφάλεια και προστασία δεδομένων.
- Υποχρεώσεις υποβολής του αρχειακού βιβλίου το 2025.
Οφέλη Νέων Κανονισμών
Η δημιουργία νέου ή η προσαρμογή υπάρχοντος κανονισμού επιτρέπει:
- Καθοδήγηση εργαζομένων στη σωστή διαχείριση εγγράφων.
- Σαφή κατανομή ευθυνών σχετικά με αρχειακό υλικό.
- Συμμόρφωση με τους νομικούς κανονισμούς, αποφεύγοντας πιθανές νομικές συνέπειες.
Η προσαρμογή ή δημιουργία νέου κανονισμού διαχείρισης γραφείου είναι κλειδί για την αποτελεσματική διαχείριση επιχειρηματικών εγγράφων. Χρησιμοποιώντας εργαλεία ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης όπως το Arhivix, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με τους νομικούς κανόνες και την προθεσμία υποβολής αρχειακού βιβλίου του 2025.
