Warum die DMS-Wahl wichtig ist
Ein DMS nutzen Sie täglich, jahrelang. Die falsche Wahl bedeutet: Mitarbeiterfrust, verschwendetes Geld oder schlimmstenfalls — ein System, das niemand nutzt.
Schlüsselkriterien für die Auswahl
1. Cloud vs On-Premise
Cloud: keine Server, Zugriff von überall, automatisches Backup, monatliches Abo. On-Premise: Daten bei Ihnen, mehr Kontrolle, aber auch mehr Wartung. Für 95% der Unternehmen 2026 — Cloud ist die bessere Wahl.
2. Sprachunterstützung
Oberfläche in Ihrer Sprache, Support in Ihrer Sprache. Wenn das DMS nicht lokalisiert ist — Mitarbeiter werden es nicht nutzen.
3. Gesetzeskonformität
Archivverzeichnisse, Aufbewahrungsfristen, Vernichtungsverfahren, E-Rechnungs-Integration. Viele internationale DMS-Lösungen bieten keine lokale Compliance.
4. OCR und AI-Fähigkeiten
1.000 Rechnungen gescannt — kann das DMS nach Inhalt suchen? AI-Klassifizierung sortiert automatisch. OCR macht Bilder durchsuchbar.
5. Mobile App
Mitarbeiter im Außendienst? Mobile App ist Pflicht, nicht Option.
DMS-Evaluierungs-Checkliste
| Kriterium | Ja/Nein |
|---|---|
| Cloud-Hosting in EU | ☐ |
| Lokalisierte Oberfläche | ☐ |
| Archivverzeichnis-Generierung | ☐ |
| OCR für Scans | ☐ |
| AI-Klassifizierung | ☐ |
| Mobile App | ☐ |
| Kundenportal | ☐ |
| E-Signatur-Integration | ☐ |
| Kostenlose Testphase | ☐ |
Fazit
Arhivix erfüllt jeden Punkt der Checkliste — lokalisierte Oberfläche, Gesetzeskonformität, AI-Suche, Mobile App, Kundenportal und kostenlose Testphase. Überzeugen Sie sich selbst.
