Warum sind Aufbewahrungsfristen wichtig?
Jedes Unternehmen in Deutschland ist gesetzlich verpflichtet, Geschäftsdokumente für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufzubewahren. Zu frühes Vernichten von Dokumenten kann zu Bußgeldern, Problemen bei Betriebsprüfungen und Verlust des Rechtsschutzes führen. Andererseits erzeugt das Aufbewahren aller Dokumente auf ewig unnötiges Chaos und Kosten.
Die Kenntnis der genauen Aufbewahrungsfristen hilft Ihnen:
- Gesetzlich konform zu bleiben
- Das Löschen/Archivieren alter Dokumente zu automatisieren
- Speicherplatz zu sparen (physisch und digital)
- Auf Betriebsprüfungen vorbereitet zu sein
Komplette Übersicht der Aufbewahrungsfristen
Buchhaltung und Finanzen
| Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist | Gesetzliche Grundlage |
|---|---|---|
| Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen) | 10 Jahre | § 147 AO |
| Eingangs- und Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | § 14b UStG |
| Kontoauszüge | 10 Jahre | § 147 AO |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 Jahre | § 147 AO |
| Steuererklärungen | 10 Jahre | § 147 AO |
| Handelsbriefe (empfangen/gesendet) | 6 Jahre | § 257 HGB |
| Kassenberichte | 10 Jahre | § 147 AO |
Personalunterlagen
| Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist | Gesetzliche Grundlage |
|---|---|---|
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen | 6 Jahre | § 41 EStG |
| Lohnsteuerunterlagen | 6 Jahre | § 41 EStG |
| Sozialversicherungsnachweise | Bis zur Rentenberechnung | SGB IV |
| Arbeitsverträge | 3 Jahre nach Beendigung | § 195 BGB (Verjährung) |
| Arbeitszeugnisse | 3 Jahre nach Beendigung | § 195 BGB |
| Arbeitsschutz-Dokumentation | 30 Jahre | ArbSchG |
| Mutterschutz/Elternzeit-Unterlagen | 2 Jahre nach Ende | MuSchG |
Geschäfts- und Rechtsunterlagen
| Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist | Gesetzliche Grundlage |
|---|---|---|
| Gesellschaftsvertrag / Satzung | Dauerhaft | GmbHG / AktG |
| Verträge mit Kunden/Lieferanten | 6 Jahre nach Ablauf | § 257 HGB |
| Lieferscheine | 6 Jahre | § 257 HGB |
| Bestellungen und Auftragsbestätigungen | 6 Jahre | § 257 HGB |
| Zollunterlagen | 6 Jahre | Zollrecht |
| Baugenehmigungen | Dauerhaft | BauO |
| Versicherungspolicen | 6 Jahre nach Ablauf | § 257 HGB |
Was passiert bei zu früher Vernichtung?
Die Folgen können schwerwiegend sein:
- Bußgelder — das Finanzamt kann Strafen verhängen und Ihre Steuerlast schätzen
- Beweislastumkehr — Sie können Ihre Position nicht mehr nachweisen
- Verlust des Vorsteuerabzugs — ohne Rechnung kein Vorsteuerabzug
- GoBD-Verstoß — Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Wie automatisiert man Aufbewahrungsfristen?
Manuelles Verfolgen der Fristen für Tausende von Dokumenten ist eine unmögliche Aufgabe. Ein DMS wie Arhivix kann:
- Automatisch Aufbewahrungsfristen zuweisen basierend auf dem Dokumententyp
- Warnungen senden vor Ablauf einer Frist
- Archivierung oder Löschung vorschlagen für Dokumente nach Fristablauf
- Berichte generieren über Dokumente nach Aufbewahrungsfrist
- Vorzeitiges Löschen verhindern durch Dokumentensperren
GoBD-konforme digitale Aufbewahrung
Die GoBD erlaubt die digitale Aufbewahrung, wenn folgende Anforderungen erfüllt sind:
- Unveränderbarkeit — das Dokument darf nicht nachträglich verändert werden können
- Nachvollziehbarkeit — jede Änderung muss protokolliert werden
- Vollständigkeit — alle relevanten Dokumente müssen vorhanden sein
- Maschinelle Auswertbarkeit — digitale Dokumente müssen durchsuchbar sein
- Verfahrensdokumentation — der Prozess der Digitalisierung muss dokumentiert sein
Arhivix erfüllt alle GoBD-Anforderungen automatisch.
Fazit
Aufbewahrungsfristen sind keine Option — sie sind eine gesetzliche Pflicht. Zu frühes Löschen kostet Bußgelder, zu spätes Löschen kostet Speicherplatz und Ressourcen.
Arhivix verfolgt automatisch die Aufbewahrungsfristen für jedes Dokument und benachrichtigt Sie, wenn es Zeit für die Archivierung oder Löschung ist. Sie müssen nie wieder manuell Fristen nachverfolgen.
