Personalakten: Sensibel und Pflicht
Für jeden Mitarbeiter muss ein Unternehmen aufbewahren: Arbeitsvertrag, Nachträge, NDA, Gehaltsabrechnungen, Schulungsnachweise, Beurteilungen, Urlaubsanträge, eventuelle Abmahnungen und Austrittsdokumentation.
Das Arbeitsrecht schreibt Aufbewahrungsfristen von 5 Jahren bis dauerhaft für verschiedene Personaldokumente vor.
Lebenszyklus der Personalakte
- Einstellung: Lebenslauf, Arbeitsvertrag, Ausweiskopie, NDA, Einarbeitungsunterlagen
- Während der Beschäftigung: Gehaltsabrechnungen, Urlaub, Beurteilungen, Schulungen
- Austritt: Kündigung, Übergabeprotokoll, Schlussabrechnung, Arbeitszeugnisse
Wie DMS der Personalabteilung hilft
Mitarbeiterbasierte Organisation
Jeder Mitarbeiter hat eine digitale Akte mit allen Dokumenten. Suche nach Name, Abteilung oder Dokumententyp.
Zugriffskontrolle
Nur die Personalabteilung sieht Personalakten. Führungskräfte sehen nur ihre direkten Mitarbeiter. Niemand sonst hat Zugriff auf Gehaltsdaten.
Automatische Aufbewahrungsfristen
Gehaltsabrechnungen — dauerhaft. Sozialversicherungsmeldungen — 5 Jahre. DMS überwacht automatisch und benachrichtigt bei Ablauf.
Fazit
Arhivix verwahrt Personalakten organisiert, sicher und gesetzeskonform. Zugriffskontrolle, automatische Aufbewahrungsfristen und vollständige Dokumentation. Jetzt kostenlos testen.
