Angst Nr. 1: „Wir haben Tausende Dokumente"
Jedes Unternehmen, das über ein DMS nachdenkt, hat die gleiche Angst: „Wie übertragen wir alles vom Server, aus E-Mails, aus Aktenschränken?" Die Antwort: Sie müssen nicht alles auf einmal machen.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
- Wie viele Dokumente insgesamt?
- Wo gespeichert: Netzwerk, E-Mail, Papier, Cloud?
- Welche Formate: PDF, Word, Excel, Scans?
- Welche aktiv genutzt, welche archiviert?
Schritt 2: Priorisierung
- Neue Dokumente (sofort): Ab Tag 1 geht alles Neue ins DMS
- Aktive Dokumente (Woche 1-2): Laufende Verträge, aktuelle Projekte
- Gesetzlich relevante (Woche 2-4): Steuerunterlagen, Personalakten
- Archive (Monat 2-3): Ältere Dokumentation nach Priorität
Schritt 3: Massen-Upload
Für große Bestände: ganze Ordnerstrukturen per Drag & Drop importieren. DMS übernimmt die vorhandene Struktur und wendet automatisch OCR an.
Schritt 4: AI-Tagging
AI erkennt automatisch Dokumententyp, Datum und beteiligte Parteien. Metadaten werden automatisch vergeben.
Schritt 5: Parallelbetrieb
Altes und neues System laufen parallel. Neue Dokumente ins DMS, alte schrittweise übertragen. Erst wenn alles migriert ist, wird das alte System abgeschaltet.
Zeitplan
| Phase | Dauer |
|---|---|
| Vorbereitung | 1-2 Tage |
| DMS-Einrichtung | 1 Tag |
| Aktive Migration | 1-2 Wochen |
| Parallelbetrieb | 2-4 Wochen |
| Vollständige Migration | 1-3 Monate |
Fazit
Die Migration zu Arhivix bedeutet keine Betriebsunterbrechung. Starten Sie heute mit neuen Dokumenten, migrieren Sie alte schrittweise. Massen-Upload, AI-Tagging und OCR machen den Prozess schmerzfrei. Jetzt kostenlos testen.
