Firmenschließung: Was tun mit der Dokumentation?
Eine Firmenschließung bedeutet nicht, dass Sie Dokumente entsorgen können. Das Gesetz schreibt Aufbewahrungspflichten und Archivübergabe vor.
Firmenschließung ≠ Archivschließung
Viele Unternehmer glauben, dass mit der Firmenschließung die Aufbewahrungspflicht endet. Das stimmt nicht. Handels- und Steuerrecht schreiben vor, dass Unterlagen auch nach Beendigung der Geschäftstätigkeit aufbewahrt werden müssen.
Gesetzliche Pflichten bei der Schließung
- Dokumentation ordnen: alle Unterlagen nach Jahren und Kategorien sortieren
- Archivverzeichnis aktualisieren: vollständiges Inventar aller Dokumente
- Dauerhafte Unterlagen separieren: Dokumente von bleibendem Wert aussortieren
- Übergabe an das Staatsarchiv: dauerhafte Unterlagen übergeben
- Vernichtung von Unterlagen: nur mit behördlicher Genehmigung
Aufbewahrungsfristen nach Firmenschließung
| Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Jahresabschlüsse | Dauerhaft |
| Steuerunterlagen | 10 Jahre |
| Gehaltsabrechnungen | Dauerhaft |
| Arbeitsverträge | Dauerhaft |
| Handelsverträge | 10 Jahre nach Ablauf |
| Rechnungen | 10 Jahre |
Wie DMS die Schließung erleichtert
- Organisierte Übergabe: alle Dokumente bereits kategorisiert mit Metadaten
- Automatisches Archivverzeichnis: vollständiges Verzeichnis für die Übergabe
- Export in Standardformaten: PDF/A für Langzeitarchivierung
- Audit Trail: Nachweis der Dokumentenintegrität
Fazit
Arhivix hilft Ihnen, Ihre Firma gesetzeskonform zu schließen. Automatisches Archivverzeichnis, organisierte Dokumentation und Export für die Übergabe. Organisieren Sie Ihre Dokumente jetzt.
