DMS-Einführung: Schritt-für-Schritt-Leitfaden
Der Umstieg auf ein DMS muss nicht kompliziert sein. Hier sind die Schritte für eine erfolgreiche Einführung ohne Betriebsunterbrechung.
Warum die Einführung nicht schmerzhaft sein muss
Die größte Angst vor dem DMS: „Wie übertragen wir alle Dokumente?", „Mitarbeiter werden das neue System nicht nutzen wollen", „Wir sind wochenlang lahmgelegt". Nichts davon muss stimmen, wenn Sie den richtigen Prozess befolgen.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Vor der Einführung: Wie viele Dokumente haben Sie, wo sind sie, welche werden aktiv genutzt? Das dauert 1-2 Tage.
Schritt 2: Struktur definieren
Kategorien festlegen: Rechnungen, Verträge, Personal, Projekte. Zugriffsrechte definieren. Aufbewahrungsfristen setzen.
Schritt 3: Benutzer und Rollen einrichten
Rollen definieren: Admin, Buchhalter, Geschäftsführer, Mitarbeiter. Jede Rolle hat definierte Rechte.
Schritt 4: Dokumentenmigration
Nicht alles auf einmal migrieren. Neue Dokumente ab sofort ins DMS. Alte schrittweise: aktive Verträge > aktuelles Jahr > Vorjahre.
Schritt 5: Mitarbeiterschulung
Bei einem intuitiven DMS reichen 30 Minuten. Zeigen Sie den Zeitgewinn, nicht die Komplexität.
Schritt 6: Go-Live
Erste 2 Wochen: intensive Betreuung. Nach einem Monat wird das System zur Routine.
Häufige Fehler
- Alles auf einmal migrieren: lähmt das Unternehmen
- Keine Schulung: Mitarbeiter fallen zurück
- Zu komplizierte Struktur: einfacher ist besser
- Kein „Champion" im Team: Sie brauchen einen Treiber
Fazit
Arhivix ist in 1-2 Tagen einsatzbereit. Intuitive Oberfläche, vordefinierte Vorlagen, Schulung inklusive. Starten Sie heute mit neuen Dokumenten, migrieren Sie alte schrittweise. Jetzt kostenlos testen.
