Warum die Einführung nicht schmerzhaft sein muss
Die größte Angst vor dem DMS: „Wie übertragen wir alle Dokumente?", „Mitarbeiter werden das neue System nicht nutzen wollen", „Wir sind wochenlang lahmgelegt". Nichts davon muss stimmen — wenn Sie den richtigen Prozess befolgen.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Vor der Einführung: Wie viele Dokumente haben Sie, wo sind sie, welche werden aktiv genutzt? Das dauert 1-2 Tage.
Schritt 2: Struktur definieren
Kategorien festlegen: Rechnungen, Verträge, Personal, Projekte. Zugriffsrechte definieren. Aufbewahrungsfristen setzen.
Schritt 3: Benutzer und Rollen einrichten
Rollen definieren: Admin, Buchhalter, Geschäftsführer, Mitarbeiter. Jede Rolle hat definierte Rechte.
Schritt 4: Dokumentenmigration
Nicht alles auf einmal migrieren. Neue Dokumente ab sofort ins DMS. Alte schrittweise: aktive Verträge > aktuelles Jahr > Vorjahre.
Schritt 5: Mitarbeiterschulung
Bei einem intuitiven DMS reichen 30 Minuten. Zeigen Sie den Zeitgewinn, nicht die Komplexität.
Schritt 6: Go-Live
Erste 2 Wochen: intensive Betreuung. Nach einem Monat wird das System zur Routine.
Häufige Fehler
- Alles auf einmal migrieren — lähmt das Unternehmen
- Keine Schulung — Mitarbeiter fallen zurück
- Zu komplizierte Struktur — einfacher ist besser
- Kein „Champion" im Team — Sie brauchen einen Treiber
Fazit
Arhivix ist in 1-2 Tagen einsatzbereit. Intuitive Oberfläche, vordefinierte Vorlagen, Schulung inklusive. Starten Sie heute mit neuen Dokumenten — migrieren Sie alte schrittweise. Jetzt kostenlos testen.
