Was ist ein Audit Trail?
Ein Audit Trail ist ein automatisches Protokoll aller Aktivitäten rund um Dokumente: Wer hat zugegriffen, geändert, heruntergeladen, gelöscht — wann und von wo. Die „Black Box" Ihres Dokumentenmanagementsystems.
Warum ist der Audit Trail Pflicht?
- DSGVO: Sie müssen wissen, wer auf personenbezogene Daten zugegriffen hat
- Archivrecht: Dokumentenintegrität muss nachweisbar sein
- ISO-Standards: ISO 27001 verlangt Zugriffsprotokollierung
- Betriebsprüfung: Prüfer können den Nachweis verlangen, dass ein Dokument nicht verändert wurde
Was wird protokolliert?
| Aktivität | Aufgezeichnete Daten |
|---|---|
| Dokumentenzugriff | Benutzer, Zeitpunkt, IP-Adresse |
| Änderung | Benutzer, Zeitpunkt, was geändert wurde |
| Download | Benutzer, Zeitpunkt, Format |
| Löschung | Benutzer, Zeitpunkt, Grund |
| Freigabe | Benutzer, Empfänger, Zugriffsebene |
Praxisbeispiele
Beispiel 1: Mitarbeiter behauptet, den Vertrag nie gesehen zu haben — Audit Trail zeigt 3 Zugriffe.
Beispiel 2: Prüfer verlangt Nachweis, dass Rechnung nicht verändert wurde — Audit Trail bestätigt Integrität.
Fazit
Arhivix protokolliert automatisch jede Aktivität an Dokumenten. Vollständige Zugriffs-, Änderungs- und Löschprotokolle — ohne Mehraufwand. Gesetzeskonformität ab Werk. Jetzt kostenlos testen.
