Audit Trail: Warum Zugriffsprotokolle für Dokumente Pflicht sind
Wer hat auf das Dokument zugegriffen? Wer hat es geändert? Ohne Audit Trail haben Sie keine Antworten.
Was ist ein Audit Trail?
Ein Audit Trail ist ein automatisches Protokoll aller Aktivitäten rund um Dokumente: Wer hat zugegriffen, geändert, heruntergeladen, gelöscht, wann und von wo. Die „Black Box" Ihres Dokumentenmanagementsystems.
Warum ist der Audit Trail Pflicht?
- DSGVO: Sie müssen wissen, wer auf personenbezogene Daten zugegriffen hat
- Archivrecht: Dokumentenintegrität muss nachweisbar sein
- ISO-Standards: ISO 27001 verlangt Zugriffsprotokollierung
- Betriebsprüfung: Prüfer können den Nachweis verlangen, dass ein Dokument nicht verändert wurde
Was wird protokolliert?
| Aktivität | Aufgezeichnete Daten |
|---|---|
| Dokumentenzugriff | Benutzer, Zeitpunkt, IP-Adresse |
| Änderung | Benutzer, Zeitpunkt, was geändert wurde |
| Download | Benutzer, Zeitpunkt, Format |
| Löschung | Benutzer, Zeitpunkt, Grund |
| Freigabe | Benutzer, Empfänger, Zugriffsebene |
Praxisbeispiele
Beispiel 1: Mitarbeiter behauptet, den Vertrag nie gesehen zu haben: Audit Trail zeigt 3 Zugriffe.
Beispiel 2: Prüfer verlangt Nachweis, dass Rechnung nicht verändert wurde: Audit Trail bestätigt Integrität.
Fazit
Arhivix protokolliert automatisch jede Aktivität an Dokumenten. Vollständige Zugriffs-, Änderungs- und Löschprotokolle, ohne Mehraufwand. Gesetzeskonformität ab Werk. Jetzt kostenlos testen.
