Trilema cloud skladišta: Google Drive, Dropbox ili OneDrive?
Kad firma razmišlja o dokumentima u cloud-u, obično bira između tri opcije: Google Drive, Dropbox ili OneDrive. Svaki ima prednosti, ali svi dele isti fundamentalni problem — dizajnirani su za čuvanje fajlova, ne za upravljanje dokumentima.
U ovom članku uporedićemo sva tri servisa sa specijalizovanim DMS sistemom i pokazati zašto nijedan cloud drive ne može da zameni pravi DMS.
Šta je razlika između cloud skladišta i DMS-a?
Cloud skladište (Google Drive, Dropbox, OneDrive) je digitalni hard disk u oblaku. Čuvate fajlove, organizujete ih u foldere, delite sa kolegama.
DMS (Document Management System) je sistem koji razume šta su vaši dokumenti. Klasifikuje ih, prati rokove čuvanja, obezbeđuje usklađenost sa zakonom, omogućava e-potpis i generiše arhivsku knjigu.
Razlika je kao između police za knjige i biblioteke — polica čuva knjige, biblioteka ih katalogizuje, čuva, pretražuje i daje na korišćenje po pravilima.
Google Drive, Dropbox, OneDrive: Šta nedostaje svakom?
Google Drive — jednostavan, ali površan
- Prednost: besplatan do 15 GB, integrisan sa Gmail i Google Workspace
- Nedostaje: OCR za skenirane dokumente, rokovi čuvanja, e-potpis, arhivska knjiga
- Problem: pretraga ne radi za PDF-ove i skenirane dokumente
Dropbox — dobar za deljenje, loš za upravljanje
- Prednost: brza sinhronizacija, odlična desktop aplikacija
- Nedostaje: klasifikacija dokumenata, workflow, lokalizacija za srpske propise
- Problem: konflikti pri sinhronizaciji kad više ljudi menja isti fajl
OneDrive — deo Microsoft ekosistema, ali sam nije dovoljan
- Prednost: duboka integracija sa Office aplikacijama
- Nedostaje: automatska klasifikacija (bez SharePoint-a), lokalni propisi
- Problem: za DMS funkcionalnost trebate SharePoint — dodatna kompleksnost i troškovi
Uporedno poređenje: Cloud vs DMS
| Funkcionalnost | Google Drive | Dropbox | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|---|---|
| Besplatan plan | 15 GB | 2 GB | 5 GB | Free tier |
| OCR pretraga | Ograničena | Ne | Ne | Da (AI) |
| Automatska klasifikacija | Ne | Ne | Ne* | Da |
| Rokovi čuvanja | Ne | Ne | Ne* | Da |
| Elektronski potpis | Dodatak | Dropbox Sign | Dodatak | Ugrađen |
| Workflow odobrenja | Ne | Ne | Ne* | Da |
| Arhivska knjiga | Ne | Ne | Ne | Da |
| Audit trail | Osnovan | Osnovan | Osnovan | Detaljan |
| Srpski propisi | Ne | Ne | Ne | Da |
* Dostupno sa SharePoint Premium/E5 licencom uz dodatnu konfiguraciju
5 situacija kad morate preći na DMS
1. Imate više od 1.000 dokumenata
Kad folder struktura postane duboka 5+ nivoa, nijedan cloud drive ne može da vam pomogne da nađete dokument brzo. DMS sa AI pretragom pronalazi dokument za sekunde — bez obzira gde je sačuvan.
2. Imate zakonske obaveze čuvanja
Fakture 10 godina, kadrovska dokumentacija trajno, ugovori 5 godina nakon isteka. Nijedan cloud drive ne prati ove rokove automatski. DMS vas upozorava pre isteka rokova i sprečava slučajno brisanje.
3. Prolazite kroz inspekcije ili revizije
Kad poreska inspekcija traži sve fakture od dobavljača X za period Y — u cloud drive-u to je ručna pretraga. DMS generiše izveštaj za 30 sekundi.
4. Imate više od 10 zaposlenih koji rade sa dokumentima
Kontrola pristupa u cloud drive-u postaje nepraktična sa rastom tima. Ko ima pristup čemu? Ko je obrisao šta? DMS sa RBAC sistemom automatski upravlja pristupom po ulogama.
5. Trebate elektronski potpis i otpremnice
Cloud drive-ovi nemaju ugrađen e-potpis ni generisanje otpremnica. DMS integriše oba u jedinstveni tok rada.
Kako izgleda migracija sa cloud-a na DMS?
- Audit postojećih dokumenata — popisati šta imate i gde
- Definisati kategorije — fakture, ugovori, kadrovska, tehnička dokumentacija
- Bulk upload — DMS automatski klasifikuje migrirane dokumente
- Obuka zaposlenih — 30 minuta je dovoljno za osnove
- Paralelni rad — koristite oba sistema 2-4 nedelje dok se ne naviknete
Zaključak: Cloud skladište ≠ DMS
Google Drive, Dropbox i OneDrive su odlični alati — za ono za šta su namenjeni. Ali nijedan nije napravljen da upravlja poslovnom dokumentacijom u skladu sa zakonom.
Ako vam trebaju klasifikacija, rokovi čuvanja, e-potpis, workflow, arhivska knjiga i audit trail — potreban vam je DMS.
Arhivix je DMS koji kombinuje jednostavnost cloud skladišta sa svim funkcijama koje vaša firma zaista treba. Probajte besplatno i vidite razliku.
