Zašto ne smete jednostavno baciti dokumente?
Mnoge firme u Srbiji gomilaju dokumentaciju godinama i onda jednog dana odluče da „očiste arhivu". Bacaju stare fascikle, brišu fajlove i prazne skladišta. Problem? To je nezakonito.
Prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, nijedno pravno lice ne sme da uništi dokumentaciju bez prethodne pismene saglasnosti nadležnog arhiva. Čak i kada dokumentaciji istekne rok čuvanja.
Zakonski osnov
Član 14. Zakona („Sl. glasnik RS", br. 6/2020) jasno propisuje:
„Stvaralac i imalac ne mogu da unište registraturski materijal bez prethodne saglasnosti nadležnog arhiva."
Nadležni arhiv ima pravo da iz materijala predloženog za uništavanje izdvoji dokumente koji imaju trajnu istorijsku, kulturnu ili naučnu vrednost.
Procedura uništavanja — korak po korak
Korak 1: Identifikujte dokumentaciju sa isteklim rokom
Na osnovu vaše Liste kategorija registraturskog materijala i arhivske knjige, identifikujte svu dokumentaciju kojoj je istekao propisani rok čuvanja.
Korak 2: Sačinite popis za uništavanje
Napravite detaljan spisak dokumentacije predložene za uništavanje koji sadrži:
- Redni broj iz arhivske knjige
- Klasifikacionu oznaku
- Opis dokumentacije
- Godinu nastanka
- Rok čuvanja i datum isteka
- Količinu (fascikle, kutije, MB)
Korak 3: Podnesite zahtev nadležnom arhivu
Pošaljite popis zajedno sa zahtevom za saglasnost. Arhiv može:
- Odobriti uništavanje u celosti
- Izdvojiti dokumente trajne vrednosti (koji se predaju arhivu)
- Tražiti dodatne informacije
Korak 4: Sačekajte pismenu saglasnost
Ne uništavajte ništa dok ne dobijete zvaničan akt saglasnosti. Rok za odgovor arhiva može varirati.
Korak 5: Uništite dokumentaciju
Po dobijanju saglasnosti, uništite dokumentaciju na siguran način:
- Papirna dokumentacija: industrijsko rezanje (šredovanje), spaljivanje
- Elektronska dokumentacija: trajno brisanje sa svih nosača podataka, uništavanje diskova
Korak 6: Sačinite zapisnik
Napravite zapisnik o uništavanju koji potpisuje komisija (minimum 2-3 člana). Zapisnik čuvajte trajno kao dokaz da je postupak sproveden zakonito.
Najčešće greške
- Uništavanje bez saglasnosti — Najveća i najčešća greška. Kazne idu do 2 miliona dinara
- Uništavanje pre isteka roka — Proverite tačne rokove za svaki tip dokumentacije
- Nepostojanje zapisnika — Bez zapisnika nemate dokaz da je uništavanje zakonito sprovedeno
- Selektivno uništavanje — Ne možete birati „koje fakture da obrišete" — uništava se cela kategorija za datu godinu
- Brisanje elektronskih dokumenata bez procedure — Isto važi za digitalne fajlove kao i za papir
Rokovi čuvanja — podsetnik
| Tip dokumentacije | Minimalni rok |
|---|---|
| Osnivačka dokumentacija | Trajno (ne uništava se) |
| Kadrovska dokumentacija | Trajno |
| Finansijski izveštaji | Trajno |
| Fakture (PDV obveznici) | 10 godina |
| Računovodstvene isprave | 5 godina |
| Poreska dokumentacija | 5 godina |
| BZR dokumentacija | 40 godina |
| Opšta prepiska | 2 godine |
Zaključak
Uništavanje dokumentacije u Srbiji nije „bacanje starog papira" — to je formalna procedura sa jasnim zakonskim okvirom. Poštujte rokove, tražite saglasnost, vodite zapisnik.
Arhivix automatski prati rokove čuvanja svakog dokumenta i obaveštava vas kada kategorija istekne. Generiše popis za uništavanje jednim klikom i vodi kompletnu evidenciju — tako da uvek budete usklađeni sa zakonom.
