Problem koji svaka računovodstvena agencija poznaje
Kraj meseca. Rok za PDV prijavu se bliži. A vi još čekate fakture od 5 klijenata. Jedan šalje na Viber, drugi na mejl, treći donese papir, četvrti obećava „sutra" već treći dan.
Rezultat? Računovođa troši 30-40% radnog vremena na prikupljanje dokumenata umesto na knjiženje. To nije rad — to je jurnjava.
Kako klijenti trenutno šalju dokumente?
| Kanal | Problem |
|---|---|
| Dokumenti zatrpani u inboxu, teško sortiranje, nema automatska klasifikacija | |
| Viber/WhatsApp | Kompresija slika, dokumenti se gube u chatu, nema pretraga |
| Papir | Treba skenirati, sortirati, organizovati — dupli posao |
| Google Drive deljeni folder | Klijent stavlja gde hoće, haotično imenovanje, nema rokove |
| USB/CD | Da, ovo se i dalje dešava |
Rešenje: Klijentski portal
Zamislite da svaki vaš klijent ima svoje mesto za upload dokumenata — pristupačno 24/7, sa jasnim uputstvima šta treba da pošalje, i sa automatskom klasifikacijom čim dokument stigne.
To je klijentski portal u DMS sistemu:
- Svaki klijent ima svoj pristup — vidi samo svoje dokumente
- Jednostavan upload — drag & drop, čak i sa telefona
- Automatska klasifikacija — AI prepoznaje da li je faktura, izvod ili ugovor
- Notifikacije — računovođa dobija obaveštenje čim klijent uploaduje
- Pregled po klijentu — sve na jednom mestu, organizovano po periodu
Šta se menja za računovođu?
- Nema čekanja — klijent uploaduje kad hoće, vi vidite odmah
- Nema sortiranja — sistem automatski kategorizuje
- Nema gubitka — sve je u sistemu, ništa ne može da se izgubi u Viberu
- Brža obrada — dokumenti su već organizovani kad počnete knjiženje
- Profesionalniji odnos — klijent vidi da radite ozbiljno
Šta se menja za klijenta?
- Jedan link umesto 5 različitih kanala komunikacije
- Upload u bilo koje vreme — ne čeka radno vreme agencije
- Uvid u status — vidi šta je poslao, šta nedostaje
- Sigurniji pristup — umesto slanja preko Vibera gde svako može da vidi
ROI za računovodstvenu agenciju
Ako agencija sa 50 klijenata uštedi samo 15 minuta po klijentu mesečno na prikupljanje dokumenata, to je:
- 12.5 sati mesečno oslobođenog vremena
- 150 sati godišnje — skoro mesec dana rada
- Vreme koje možete utrošiti na nove klijente ili savete postojećim
Zaključak
Prikupljanje dokumenata od klijenata ne bi trebalo da bude najteži deo posla računovođe. Sa klijentskim portalom, dokumenti stižu organizovani, klasifikovani i spremni za obradu.
Arhivix ima ugrađen klijentski portal — svaki klijent dobija pristup, uploaduje dokumenta, a vi ih vidite organizovane po klijentu i tipu. AI automatski prepoznaje fakture, izvode i ugovore. Probajte besplatno 14 dana.
