Zašto firme koriste OneDrive?
OneDrive dolazi upakovano sa Microsoft 365. Ako vaša firma koristi Outlook, Word, Excel i Teams — OneDrive je tu „besplatno". Sinhronizacija sa desktopom je besprekorna, integracija sa Office aplikacijama radi odlično.
Za individualne korisnike i male timove koji primarno koriste Office dokumente — OneDrive je sasvim dovoljan. Ali kad se pojave zakonski zahtevi, regulatorne obaveze i obim od stotina dokumenata mesečno — počinju problemi.
6 ograničenja OneDrive-a za poslovnu dokumentaciju
1. Folder-based organizacija
OneDrive koristi istu folder strukturu kao lokalni hard disk. Dokumenti se organizuju ručno — vi ih stavljate u foldere, vi ih imenujete, vi odlučujete gde šta ide. Nema automatske klasifikacije prema tipu, klijentu ili periodu.
2. Nema OCR za skenirane dokumente
Skenirane fakture, ugovori fotografisani telefonom, PDF-ovi bez teksta — OneDrive ih čuva ali ne može da pretražuje njihov sadržaj. DMS sa OCR-om automatski prepoznaje tekst i čini ga pretražiivim.
3. Nema praćenje rokova čuvanja
OneDrive ne zna da se faktura čuva 10 godina ili da kadrovska dokumentacija mora biti trajna. Ne upozorava vas kad rok ističe, ne sprečava prevremeno brisanje. DMS automatski prati zakonske rokove i upozorava pre isteka.
4. Ograničena kontrola pristupa za veće timove
OneDrive Business ima deljenje po folderu ili fajlu, ali bez role-based pristupa. Ne možete definisati da „računovođe vide finansije, a vozači vide otpremnice". DMS ima RBAC — definišete uloge i pristup se automatski primenjuje.
5. Nema arhivsku knjigu ni zakonsku usklađenost
OneDrive je američki proizvod koji ne poznaje srpski Zakon o arhivskoj građi. Nema generisanje arhivske knjige, nema listu kategorija, nema proceduru za uništavanje. DMS prilagođen srpskom tržištu automatski generiše sve zakonski potrebne evidencije.
6. Nema e-potpis ni e-otpremnice
OneDrive čuva fajlove — ali ne može da ih potpiše elektronski niti da generiše elektronske otpremnice. Za to su potrebni dodatni (i skupi) alati. DMS sve ovo ima ugrađeno u jednom sistemu.
OneDrive + DMS: Mogu li zajedno?
Da. Mnoge firme koriste OneDrive za svakodnevne Office dokumente (prezentacije, tabele, beleške) i DMS za poslovnu dokumentaciju (fakture, ugovore, otpremnice, kadrovsku dokumentaciju). To je savršena kombinacija — svaki alat za ono za šta je napravljen.
Uporedni pregled
| Funkcija | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Cloud skladištenje | Da | Da |
| Automatska klasifikacija | Ne | Da (AI) |
| OCR za skenirane dokumente | Ne | Da |
| Rokovi čuvanja | Ne | Da |
| Arhivska knjiga | Ne | Da |
| E-potpis | Ne | Da |
| Klijentski portal | Ne | Da |
| RBAC kontrola pristupa | Osnovno | Napredno |
| AI pretraga po sadržaju | Ne | Da |
Zaključak
OneDrive je odličan za Office ekosistem, ali za poslovnu dokumentaciju sa zakonskim zahtevima — nije dovoljan. Koristite OneDrive za ono za šta je napravljen, a DMS za ono što zakon zahteva.
Arhivix je DMS koji dopunjuje vaš Microsoft 365 — upravljanje poslovnom dokumentacijom sa AI pretragom, automatskom klasifikacijom, e-potpisom i kompletnom zakonskom usklađenošću. Probajte besplatno.
