Zašto firme koriste Google Drive?
Google Drive je popularan jer je besplatan (do 15 GB), jednostavan i integrisan sa Gmail-om. Za male timove koji dele prezentacije i tabele, sasvim je dovoljan.
Ali kad firma poraste, kad se pojave regulatorni zahtevi, kad dokumenti postanu kritični za poslovanje — Google Drive pokazuje svoja ograničenja.
7 razloga zašto Google Drive ne može da zameni DMS
1. Nema kontrolu verzija za PDF i skenirane dokumente
Google Drive ima verzioniranje za Google Docs, Sheets i Slides. Ali za PDF, Word, Excel i skenirane dokumente — koji čine 90% poslovne dokumentacije — ne postoji verzioniranje. Ako neko greškom obriše ili prepiše fajl, original je izgubljen.
2. Pretraga ne razume sadržaj PDF-ova
Google Drive može da pretražuje tekst unutar Google dokumenata, ali za PDF fajlove pretraga radi samo po imenu fajla. Skenirani dokumenti su potpuno nepretraživi. DMS sa OCR i AI pretragom pronalazi dokumente po sadržaju, čak i u skenovima.
3. Nema rokove čuvanja
Google Drive ne zna da faktura mora da se čuva 10 godina ili da ugovor o radu mora biti trajno sačuvan. DMS automatski prati zakonske rokove čuvanja i upozorava vas pre isteka.
4. Granularna kontrola pristupa je ograničena
Google Drive ima deljenje po folderu ili fajlu, ali za velike timove ovo brzo postaje nepraktično. DMS ima role-based access control (RBAC) — definišete uloge (računovođa, direktor, vozač) i svaka uloga automatski dobija pristup odgovarajućim dokumentima.
5. Nema audit trail
Ko je otvorio dokument? Ko ga je menjao? Kada? Google Drive čuva osnovnu istoriju, ali ne pruža detaljan revizijski trag koji je neophodan za poreske kontrole i inspekcije. DMS beleži svaku akciju.
6. Nema elektronsko potpisivanje
Google Drive nema ugrađenu funkciju za kvalifikovano elektronsko potpisivanje. Morate koristiti treći alat (DocuSign, Adobe Sign) i ručno prebacivati fajlove. DMS kao Arhivix ima eSign integrisan — potpišite dokument bez napuštanja sistema.
7. Nema automatsku kategorizaciju
Na Google Drive-u, organizacija je 100% ručna — vi kreirate foldere, vi premeštate fajlove, vi imenujete dokumente. DMS sa AI automatski kategorizuje dokumente čim ih uploadujete.
Detaljno poređenje
| Funkcija | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| Pretraga PDF sadržaja | Ograničena | AI + OCR pretraga |
| Skenirani dokumenti | Nepretraživi | OCR → pretraživi |
| Verzioniranje PDF-ova | Ne | Da — kompletna istorija |
| Rokovi čuvanja | Ne | Automatsko praćenje |
| Elektronski potpis | Ne (treći alat) | Integrisan QES + timestamp |
| Automatska kategorizacija | Ne | AI kategorizacija |
| Audit trail | Osnovni | Detaljan revizijski trag |
| Zakonska usklađenost | Delimična | Potpuna (ZZPL, ZoED) |
| Cena (10 korisnika) | ~€70/mes (Business) | Od €25/mes |
Kada je Google Drive dovoljan?
Google Drive je sasvim dobar ako:
- Imate manje od 5 zaposlenih
- Ne radite sa regulisanim dokumentima (fakture, ugovori, otpremnice)
- Ne trebate elektronske potpise
- Dokumenti nisu kritični za poslovanje
Za sve ostale — DMS je neophodan.
Kako preći sa Google Drive na DMS?
Prelazak je jednostavniji nego što mislite:
- Exportujte sve fajlove sa Google Drive (Google Takeout ili sync)
- Importujte u Arhivix — bulk upload sa automatskom kategorizacijom
- AI pretraga odmah indeksira sve dokumente
- Postavite pristup — definišite ko šta može da vidi
- Otkažite Google Workspace (ili ga zadržite samo za email)
Zaključak
Google Drive je odličan za deljenje slika sa odmora. Ali za poslovne dokumente koji imaju zakonske rokove čuvanja, koji zahtevaju potpise i koji moraju biti pretraživi — potreban vam je pravi DMS.
Pređite na Arhivix i prestanite da koristite alat za lične fajlove za ozbiljan posao.
