Pre nego što počnete: Šta vam je potrebno
Da biste se registrovali na portalu za elektronske otpremnice, potrebno vam je:
- PIB firme — poreski identifikacioni broj
- Matični broj firme
- Kvalifikovani elektronski sertifikat — isti koji koristite za e-fakture na SEF-u
- Ovlašćeni korisnik — zakonski zastupnik ili lice sa punomoćjem
- Email adresa za notifikacije
Ako već koristite SEF (sistem elektronskih faktura), imate većinu toga što vam treba.
Korak 1: Pristupite portalu
Otvorite browser i idite na eotpremnica.mfin.gov.rs. Ovo je produkcioni portal Ministarstva finansija za elektronske otpremnice.
Savet: Pre produkcije, prvo testirajte na DEMO okruženju (demo.eotpremnica.mfin.gov.rs) gde možete slobodno isprobavati bez posledica.
Korak 2: Autentifikacija elektronskim sertifikatom
Portal koristi kvalifikovani elektronski sertifikat za autentifikaciju. Ovo je isti tip sertifikata koji koristite za SEF:
- Sertifikat na smart kartici (MUP, PKS, Halcom)
- Sertifikat na USB tokenu
- Cloud sertifikat (pojedinih izdavača)
Umetnite karticu ili token, kliknite "Prijava" i izaberite sertifikat.
Korak 3: Registracija firme
Pri prvoj prijavi, sistem traži osnovne podatke firme:
- PIB i matični broj — sistem automatski povlači podatke iz APR-a
- Adresa sedišta — proverite da li se poklapa sa APR podacima
- Kontakt podaci — email i telefon za notifikacije
- Tip subjekta — javni sektor, privatni sektor, preduzetnik
- Lokacije/magacini — unesite sve lokacije sa kojih šaljete robu
Korak 4: Dodavanje korisnika
Administrator može da doda korisnike sa različitim ulogama:
| Uloga | Ovlašćenja |
|---|---|
| Administrator | Sve — upravljanje korisnicima, podešavanja, otpremnice |
| Operater | Kreiranje i slanje e-otpremnica |
| Magacioner | Potvrda prijema robe (e-prijemnica) |
| Vozač | Pregled otpremnica u MATP aplikaciji |
| Pregled | Samo čitanje — bez kreiranja dokumenata |
Svakom korisniku se dodeljuje pristup određenim lokacijama/magacinima.
Korak 5: Podešavanje lokacija (magacina)
Za svaku lokaciju sa koje šaljete ili primate robu, unesite:
- Naziv lokacije (npr. "Centralni magacin Beograd")
- Adresa sa poštanskim brojem
- Kontakt osoba na lokaciji
- GPS koordinate (opciono, ali preporučljivo)
Ovo je važno jer e-otpremnica mora da sadrži tačnu adresu utovara i istovara.
Korak 6: Testiranje na DEMO okruženju
Pre nego što počnete da šaljete prave otpremnice, obavezno testirajte na DEMO okruženju:
- Kreirajte test otpremnicu
- Pošaljite je test primaocu
- Potvrdite prijem (ako imate test primaoca)
- Proverite kako izgleda papirna verzija
- Testirajte API integraciju (ako koristite softver)
DEMO okruženje je identično produkciji — sve što naučite tu važi i za pravi sistem.
Korak 7: Kreiranje prve e-otpremnice
Kad ste spremni za produkciju:
- Kliknite "Nova otpremnica"
- Izaberite lokaciju otpreme (vaš magacin)
- Unesite primaoca (PIB ili naziv firme)
- Unesite prevoznika (ako nije vaš sopstveni transport)
- Dodajte stavke — opis robe, količina, jedinica mere
- Navedite vozilo i vozača
- Kliknite "Pošalji" — otpremnica se kreira i šalje u sistem
Najčešće greške pri registraciji
- Istekao elektronski sertifikat — proverite rok važenja pre registracije
- Pogrešan PIB — mora se poklapati sa sertifikatom
- Nedostatak ovlašćenja — samo zakonski zastupnik ili ovlašćeno lice može da registruje firmu
- Nepopunjene lokacije — morate imati bar jednu aktivnu lokaciju
- Neodgovarajući browser — koristite Chrome ili Edge sa instaliranim drajverima za smart karticu
Koliko vremena traje registracija?
Ako imate spreman sertifikat i podatke — registracija traje 15-30 minuta. Dodavanje korisnika i lokacija još 15 minuta. Testiranje na DEMO okruženju preporučujemo bar pola dana.
Zaključak
Registracija na portalu e-otpremnica je jednostavnija nego što većina firmi očekuje — pogotovo ako već koristite SEF za e-fakture. Ključ je da počnete sa DEMO okruženjem i testirate pre produkcije.
Arhivix se direktno integriše sa portalom e-otpremnica — registrujte se jednom, a DMS automatski kreira i šalje otpremnice umesto vas.
