Zašto digitalizovati papirnu arhivu?
Većina firmi u Srbiji još uvek ima značajnu količinu papirne dokumentacije — u registratorima, fasciklama, kutijama, pa čak i u podrumima i garažama. Ova dokumentacija zauzima prostor, teško se pretražuje i podložna je oštećenju.
Digitalizacija papirne arhive donosi:
- Trenutnu pretragu — pronađite bilo koji dokument za sekunde umesto minuta ili sati
- Uštedu prostora — oslobodite fizički prostor koji zauzimaju stare arhive
- Zaštitu od gubitka — papir gori, plavi se, propada. Digitalna kopija traje
- Lakši pristup — više zaposlenih može istovremeno pristupiti istom dokumentu
- Usklađenost sa zakonom — sve više propisa zahteva elektronsko čuvanje
Korak 1: Procena i prioritizacija
Nemojte pokušavati da digitalizujete sve odjednom. Počnite od:
- Aktivna dokumentacija — dokumenti koji se još koriste u svakodnevnom poslovanju
- Dokumentacija sa dugim rokovima — kadrovska, osnivačka, finansijski izveštaji
- Dokumentacija za tekuću godinu — da biste uspostavili sistem za ubuduće
Staru dokumentaciju kojoj uskoro ističe rok čuvanja možda nema smisla digitalizovati — samo je čuvajte do isteka roka.
Korak 2: Priprema dokumentacije za skeniranje
Pre skeniranja:
- Uklonite spajalice i heftalice
- Ispravite savijene stranice
- Organizujte redosled — hronološki ili po kategorijama
- Obeležite fascikle — da znate šta skenirate
Korak 3: Skeniranje
Za kvalitetnu digitalizaciju:
- Rezolucija: minimum 300 DPI za tekstualne dokumente, 600 DPI za dokumente sa sitnim detaljima
- Format: PDF/A za dugoročno čuvanje (ISO standard za arhivske PDF-ove)
- Boja: crno-belo za tekstualne dokumente, boja za dokumente sa pečatima/potpisima
- ADF skener: skener sa automatskim uvlačenjem papira (ADF) dramatično ubrzava proces
Korak 4: OCR obrada
OCR (Optical Character Recognition) je ključan korak. Bez OCR-a, skenirani dokument je samo slika — ne možete pretraživati tekst unutar njega.
Sa OCR-om, svaki skenirani dokument postaje pretraživ po sadržaju. Možete tražiti konkretnu reč, datum, broj fakture ili bilo koji tekst.
Arhivix ima ugrađen AI-powered OCR koji automatski prepoznaje tekst u skeniranim dokumentima — uključujući ćirilicu i latinicu.
Korak 5: Imenovanje i klasifikacija
Svaki digitalizovani dokument treba da ima:
- Jasno ime fajla:
2025-06-15_faktura_ulazna_dobavljac-XYZ.pdf - Klasifikacionu oznaku prema vašoj Listi kategorija
- Metapodatke: datum, tip, autor, rok čuvanja
Korak 6: Skladištenje i backup
Digitalizovana dokumentacija mora biti čuvana na siguran način:
- Centralizovano skladištenje — jedan DMS sistem, ne rasute fajlove po računarima
- Backup na 2+ lokacije — lokalna kopija + cloud ili off-site kopija
- Kontrola pristupa — ko može da vidi, menja, briše
- Audit trail — evidencija svakog pristupa dokumentu
Pravna validnost digitalizovanih dokumenata
Prema Zakonu o elektronskom dokumentu („Sl. glasnik RS", br. 94/2017), digitalizovani dokument može imati istu pravnu snagu kao original ako:
- Digitalizacija je izvršena prema propisanim standardima
- Obezbeđen je integritet (dokument nije menjan posle skeniranja)
- Postoji kvalifikovani elektronski potpis ili vremenski žig
Međutim, za većinu poslovnih dokumenata, preporučuje se čuvanje papirnog originala zajedno sa digitalnom kopijom, bar dok se regulativa dalje ne razvije.
Šta sa papirnim originalima posle skeniranja?
Skeniranje ne oslobađa vas obaveze čuvanja papirnog originala do isteka zakonskog roka, osim u specifičnim slučajevima predviđenim zakonom. Papirni originali se čuvaju paralelno sa digitalnim kopijama.
Zaključak
Digitalizacija papirne arhive je investicija koja se višestruko isplati — kroz uštedu vremena, prostora i lakšu usklađenost sa zakonom. Ključ je u sistematičnom pristupu: prioritizujte, skenirajte kvalitetno, obradite OCR-om i organizujte u DMS.
Arhivix vam omogućava da otpremite skenirane dokumente, automatski ih obradite OCR-om, kategorizujete prema Listi kategorija i pretražujete po sadržaju uz AI. Počnite danas — besplatno.
