Dokumenti so zivljenjska sila vsakega podjetja
Ne glede na velikost podjetja so dokumenti povsod: pogodbe, racuni, ponudbe, narocila, zapisniki sestankov, porocila. V malih podjetjih, kjer vsak zaposleni opravlja vec vlog, organizacija teh dokumentov pogosto pade na zadnje mesto.
Rezultat? Dokumenti na namizjih, v e-postnih predalih, na papirju, v skupinah na sporocilnih aplikacijah. Ko potrebujete en dolocen dokument -- zacne se kaos. Pravilen pristop k organizaciji dokumentov podjetja lahko to preprecit.
Koliko vas stane neorganiziranost?
Raziskave kazejo, da mala podjetja izgubijo znatna sredstva zaradi tezav, povezanih z dokumenti:
- 7,5 % vseh dokumentov je trajno izgubljenih
- 3 % dokumentov je napacno arhiviranih in neizsledljivih
- V povprecju 18 minut za iskanje enega dokumenta
- 50 % casa, porabljenega za dokumente, je neproduktivnega
Za podjetje z 10 zaposlenimi to pomeni izgubo vecsto ur na leto -- kar neposredno vpliva na donosnost.
Kaj je DMS in zakaj ga potrebujete?
Sistem za upravljanje dokumentov (DMS) je programska oprema, ki centralizira vse vase dokumente na enem mestu, z iskanjem, nadzorom dostopa in avtomatizacijo. Ni le "boljsi Google Drive" -- je celotna infrastruktura za upravljanje poslovne dokumentacije.
Kljucne prednosti DMS za mala podjetja:
- Centralizacija -- koncajte kaos dokumentov na 5 razlicnih mestih
- Iskanje -- najdite kateri koli dokument v sekundah
- Varnost -- nadzirajte, kdo lahko ogleduje, ureja ali brise dokumente
- Skladnost -- samodejno izpolnite zakonske zahteve glede hrambe
- Sodelovanje -- ekipa dela na istih dokumentih brez konfliktov razlicic
Kako izbrati pravi DMS
Trg je poln moznosti, a za mala podjetja so kljucni dejavniki:
1. Enostavnost uporabe
Ce je sistem zapleten, ga zaposleni ne bodo uporabljali. Iscite DMS z intuitivnim vmesnikom, ki ne zahteva vec kot eno uro usposabljanja.
2. Cena, prilagojena vasi velikosti
Podjetniske resitve stanejo tisocih na mesec. Mala podjetja potrebujejo cenovno dostopne resitve z narocninami na uporabnika.
3. Oblak ali lokalna namestitev?
Oblacne resitve so idealne za mala podjetja -- brez streznikov, brez vzdrzevanja, brez potrebe po ekipi IT. Dostop z katere koli naprave, samodejne varnostne kopije.
4. AI iskanje
Osnovno iskanje po imenu datoteke ni dovolj. AI iskanje razume vsebino dokumentov in najde rezultate tudi, ko ne poznate natancnega imena datoteke.
5. Integracije
Vas DMS mora delovati z orodji, ki jih ze uporabljate -- racunovodska programska oprema, CRM, e-posta.
Arhivix: DMS, zasnovan za mala podjetja
Arhivix je zasnovan z mislijo na mala podjetja. Brez zapletene nastavitve, brez dragih licenc, brez potrebe po ekipi IT.
- Nastavitev v manj kot 30 minutah
- AI iskanje v anglescini, nemscini in srbscini
- Samodejna kategorizacija in oznacevanje dokumentov
- Nacrti od 25 EUR/mesec
Zakljucek
DMS ni razkosje za velika podjetja -- je bistveno orodje za vsako malo podjetje, ki zeli delati ucinkovito, varno in skladno s predpisi.
Vsak dan brez DMS je dan, ko izgubljate cas, denar in mir z iskanjem dokumentov, ki bi morali biti na dosegu roke.
