Porque as Empresas Utilizam o OneDrive
O OneDrive vem incluido com o Microsoft 365. Se a sua empresa utiliza Outlook, Word, Excel e Teams -- o OneDrive esta la "gratuitamente". A sincronizacao no ambiente de trabalho e transparente, a integracao com o Office funciona muito bem.
Para utilizadores individuais e pequenas equipas que utilizam principalmente documentos Office -- o OneDrive e suficiente. Mas quando surgem requisitos legais, obrigacoes regulamentares e centenas de documentos mensalmente -- os problemas comecam.
6 Limitacoes do OneDrive para Documentos Empresariais
1. Organizacao baseada em pastas
A mesma estrutura de pastas de um disco rigido local. Sem classificacao automatica por tipo, cliente ou periodo.
2. Sem OCR para documentos digitalizados
Faturas digitalizadas e contratos fotografados com o telemovel sao armazenados mas nao podem ser pesquisados por conteudo.
3. Sem rastreamento de periodos de retencao
O OneDrive nao sabe que as faturas devem ser conservadas 10 anos ou os documentos de RH permanentemente.
4. Controlo de acesso limitado para equipas maiores
Sem acesso baseado em funcoes. Nao e possivel definir "contabilistas veem financas, motoristas veem guias de remessa".
5. Sem livro de arquivo ou conformidade legal
O OneDrive nao gera livros de arquivo, nao rastreia retencao nem trata procedimentos de destruicao para a lei servia.
6. Sem assinatura eletronica ou guias de remessa eletronicas
O OneDrive armazena ficheiros mas nao consegue assina-los eletronicamente nem gerar documentos de expedicao.
Comparacao
| Funcionalidade | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Armazenamento na nuvem | Sim | Sim |
| Classificacao automatica | Nao | Sim (IA) |
| OCR | Nao | Sim |
| Rastreamento de retencao | Nao | Sim |
| Livro de arquivo | Nao | Sim |
| Assinatura eletronica | Nao | Sim |
| Portal de clientes | Nao | Sim |
| Pesquisa de conteudo com IA | Nao | Sim |
Conclusao
O OneDrive e otimo para o ecossistema Office, mas para documentacao empresarial com requisitos legais -- nao e suficiente.
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