Zamkniecie firmy to nie zamkniecie archiwum
Wielu wlascicieli firm wierzy, ze zamkniecie firmy konczy obowiazek przechowywania dokumentow. To nieprawda. Przepisy archiwalne wymagaja, aby dokumentacja byla zachowana nawet po zaprzestaniu dzialalnosci podmiotu prawnego.
Obowiazki prawne przy zamykaniu
- Porzadkowanie dokumentacji — wszystkie dokumenty musza byc ulozone wedlug roku i kategorii
- Aktualizacja ksiegi archiwalnej — pelna inwentaryzacja calej dokumentacji
- Wydzielenie dokumentow trwalych — dokumenty o trwalej wartosci sa oddzielane
- Przekazanie do archiwum panstwowego — dokumenty trwale sa przekazywane do kompetentnego archiwum
- Zniszczenie materialu nietrwalego — tylko za zgoda archiwum
Okresy przechowywania obowiazujace po zamknieciu
| Typ dokumentu | Okres przechowywania |
|---|---|
| Sprawozdania finansowe | Na stale |
| Dokumentacja podatkowa | 10 lat |
| Ewidencja placowa | Na stale |
| Umowy o prace | Na stale |
| Umowy handlowe | 10 lat po wygasnieciu |
| Faktury | 10 lat |
Jak DMS ulatwia zamkniecie
- Zorganizowane przekazanie: wszystkie dokumenty juz skategoryzowane z metadanymi
- Automatyczna ksiega archiwalna: generowanie pelnej ksiegi archiwalnej do przekazania
- Eksport w standardowych formatach: PDF/A do dlugotermienowego przechowywania
- Sciezka audytu: dowod integralnosci dokumentow przez caly okres przechowywania
Podsumowanie
Arhivix pomaga zamknac firme zgodnie z prawem. Automatyczna ksiega archiwalna, zorganizowana dokumentacja i eksport do przekazania do archiwum panstwowego. Nie czekajcie do ostatniej chwili — zorganizujcie dokumenty teraz.
