Wspolpraca zespolowa nad dokumentami. Efektywna praca na tych samych plikach
umowa_FINALNA_v2_NAPRAWDE_FINALNA.docx, jesli to wyglada znajomo, macie problem z wersjami. Oto jak go naprawic.
Problem ze wspolpraca przez e-mail
Dyrektor wysyla umowe do klienta. Klient zmienia 2 klauzule i odsyla. Prawnik poprawia. Dyrektor cos dodaje. Wersja finalna? Nikt nie jest pewien.
Na folderze wspoldzielonym widzicie: umowa_v1.docx, umowa_v2.docx, umowa_FINALNA.docx, umowa_FINALNA_poprawka.docx, umowa_FINALNA_v2_NAPRAWDE_FINALNA.docx.
Dlaczego to jest niebezpieczne, nie tylko irytujace
- Konsekwencje prawne: podpisanie zlej wersji. Wynegocjowane warunki nie sa uwzglednione
- Straty finansowe: oferta ze starym cennikiem wyslana do klienta
- Strata czasu: kazde "ktora jest najnowsza wersja?" kosztuje 5-10 minut
Jak DMS rozwiazuje wspolprace nad dokumentami
Automatyczne wersjonowanie
Kazda edycja automatycznie tworzy nowa wersje. Bez "Zapisz jako", bez zmiany nazwy. Zawsze wiecie, ktora jest najnowsza.
Komentarze i adnotacje
Zamiast wysylac e-mail "zobacz strone 3, linia 5": komentarze bezposrednio na dokumencie. Wszyscy widza, wszyscy odpowiadaja, wszystko w jednym miejscu.
Obiegi zatwierdzania
Przeplyw dokumentu: autor -> kierownik dzialu -> dyrektor -> klient. Kazdy krok zautomatyzowany, z powiadomieniami i terminami.
Podsumowanie
Arhivix eliminuje chaos wersji. Automatyczne wersjonowanie, komentarze do dokumentow, obiegi zatwierdzania i zawsze jasna najnowsza wersja. Wyprobujcie za darmo.
