Dlaczego nie mozna po prostu wyrzucic dokumentow
Wiele firm w Serbii gromadzi dokumentacje latami, a potem pewnego dnia postanawia "posprzatac archiwum". Wyrzucaja stare segregatory, usuwaja pliki i oprozniaja magazyny. Problem? To jest nielegalne.
Zgodnie z Ustawa o materialach archiwalnych i dzialalnosci archiwalnej, zadna osoba prawna nie moze zniszczyc dokumentacji bez uprzedniej pisemnej zgody kompetentnego archiwum. Nawet gdy okres przechowywania juz wygasl.
Podstawa prawna
Art. 14 Ustawy ("Dziennik Urzedowy RS", nr 6/2020) jasno stanowi:
"Tworca i posiadacz nie moze zniszczyc materialu registraturowego bez uprzedniej zgody kompetentnego archiwum."
Kompetentne archiwum ma prawo wyodrebnic dokumenty o trwalej wartosci historycznej, kulturowej lub naukowej z materialu proponowanego do zniszczenia.
Procedura niszczenia — krok po kroku
Krok 1: Zidentyfikujcie dokumentacje z wygaslym okresem przechowywania
Na podstawie Listy kategorii materialu registraturowego i ksiegi archiwalnej zidentyfikujcie cala dokumentacje, ktorej przepisany okres przechowywania wygasl.
Krok 2: Przygotujcie liste do zniszczenia
Sporzadzcie szczegolowa liste dokumentacji proponowanej do zniszczenia zawierajaca:
- Numer porzadkowy z ksiegi archiwalnej
- Oznaczenie klasyfikacyjne
- Opis dokumentacji
- Rok powstania
- Okres przechowywania i date wygasniecia
- Ilosc (segregatory, pudla, MB)
Krok 3: Zlozcie wniosek do kompetentnego archiwum
Wyslijcie liste wraz z wnioskiem o zgode. Archiwum moze:
- Zatwierdzic zniszczenie w calosci
- Wyodrebnic dokumenty o trwalej wartosci (ktore sa przekazywane do archiwum)
- Zazazdac dodatkowych informacji
Krok 4: Czekajcie na pisemna zgode
Nie niszczcie niczego, dopoki nie otrzymacie oficjalnego aktu zatwierdzajacego. Czas odpowiedzi archiwum moze sie roznic.
Krok 5: Zniszczcie dokumentacje
Po otrzymaniu zgody zniszczcie dokumentacje w bezpieczny sposob:
- Dokumentacja papierowa: przemyslowe niszczenie, spalanie
- Dokumentacja elektroniczna: trwale usuniecie ze wszystkich nosnikow, zniszczenie dyskow
Krok 6: Sporzadzcie protokol
Przygotujcie protokol zniszczenia podpisany przez komisje (minimum 2-3 czlonkow). Przechowujcie ten protokol na stale jako dowod legalnego przeprowadzenia procedury.
Najczestsze bledy
- Niszczenie bez zgody — Najwiekszy i najczestszy blad. Grzywny do 2 milionow RSD
- Niszczenie przed wygasnieciem okresu — Sprawdzcie dokladne okresy dla kazdego typu dokumentu
- Brak protokolu zniszczenia — Bez protokolu nie macie dowodu legalnego przeprowadzenia niszczenia
- Selektywne niszczenie — Nie mozna wybierac "ktore faktury usunac" — niszczona jest cala kategoria za dany rok
- Usuwanie dokumentow elektronicznych bez procedury — Te same zasady dotycza plikow cyfrowych co papierowych
Okresy przechowywania — przypomnienie
| Typ dokumentu | Minimalny okres |
|---|---|
| Dokumentacja zalozycielska | Na stale (nie niszczyc) |
| Dokumentacja kadrowa | Na stale |
| Sprawozdania finansowe | Na stale |
| Faktury (podatnicy VAT) | 10 lat |
| Dokumenty ksiegowe | 5 lat |
| Dokumentacja podatkowa | 5 lat |
| Dokumentacja BHP | 40 lat |
| Ogolna korespondencja | 2 lata |
Podsumowanie
Niszczenie dokumentacji w Serbii to nie "wyrzucanie starego papieru" — to formalna procedura z jasnym rezymenm prawnym. Respektujcie terminy, wnoskujcie o zgode, prowadzcie protokoly.
Arhivix automatycznie sledzi okresy przechowywania kazdego dokumentu i powiadamia, gdy kategoria wygasa. Generuje listy do zniszczenia jednym kliknieciem i prowadzi pelna ewidencje — zebyscie zawsze byli zgodni z prawem.
