Excel do ewidencji dokumentow: Dlaczego arkusze kalkulacyjne nie dzialaja
Wiele firm uzywa arkuszy Excel do sledzenia dokumentow, umow i faktur. Oto 8 powodow, dla ktorych przestaje to dzialac w miare wzrostu firmy.
Klasyczny scenariusz
Ktos tworzy arkusz Excel: "Rejestr umow." Kolumny: numer umowy, klient, data, termin waznosci, lokalizacja pliku. Na poczatku dziala swietnie: 20 wierszy, czysta tabela.
Rok pozniej? 500 wierszy. Trzy wersje: jedna na serwerze, jedna w e-mailu dyrektora, jedna na laptopie prawnika. Zadna nie jest aktualna.
8 powodow, dlaczego Excel nie nadaje sie do ewidencji dokumentow
- Brak powiazania miedzy arkuszem a plikiem: wpisujecie lokalizacje, ale nie mozna kliknac, aby otworzyc
- Wiele wersji arkusza: kto ma najnowsza?
- Brak automatyzacji: reczne wprowadzanie dla kazdego dokumentu: 2-3 godz./mies. dla 50 dokumentow
- Brak przypomnien o terminach: umowa wygasa? Excel Wam nie powie
- Brak kontroli dostepu na poziomie wiersza: wszyscy widza wszystko
- Brak wyszukiwania tresci: Excel szuka tylko to, co recznie wpisaliscie
- Nie skaluje sie: 5 000 wierszy staje sie wolny i niemozliwy do zarzadzania
- Nie spelnia wymagan prawnych. To nie ksiega archiwalna, nie ma oznakownia klasyfikacyjnych
Podsumowanie
Excel jest doskonaly do obliczen i raportow. Ale do ewidencji dokumentow to improwizacja, ktora tworzy wiecej problemow niz rozwiazuje.
Arhivix zastepuje arkusze Excel inteligentnym systemem, ktory automatycznie kategoryzuje, sledzi terminy i umozliwia wyszukiwanie AI. Wszystko, co wprowadzaliscie recznie, teraz dzieje sie automatycznie. Wyprobujcie za darmo.
