DMS dla biur rachunkowych. Zarzadzanie dokumentami dla 50+ klientow
Biura rachunkowe zarzadzaja dokumentacja dziesiatkow klientow. Jak DMS wprowadza porzadek w chaosie folderow i e-maili.
Chaos w biurach rachunkowych
Typowe biuro rachunkowe prowadzi ksiegi dla 30-100 klientow. Kazdy klient miesiecznie wysyla faktury, wyciagi bankowe, umowy, polecenia wyjazdow. Pomnozcie przez 12 miesiecy i otrzymacie tysiace dokumentow rocznie.
Obecny "system": folder na klienta na serwerze, e-maile z zalacznikami, grupy na czacie, segregatory papierowe. Rezultat? Wiecej czasu spedzacie na szukaniu dokumentow niz na wlasciwej ksiegowosci.
Jak DMS zmienia prace biura
Organizacja wedlug klientow
Kazdy klient ma wlasna przestrzen z automatyczna kategoryzacja: faktury przychodzace, faktury wychodzace, wyciagi, umowy, formularze podatkowe. AI rozpoznaje typ dokumentu i umieszcza go prawidlowo.
Portal przesylania dla klientow
Zamiast e-maili i wiadomosci: klienci przesylaja dokumenty bezposrednio na portal. Kazdy dokument automatycznie trafia do wlasciwego folderu. Koniec z "Wyslalem fakture mailem, dostarla?"
Terminy rozliczen podatkowych
DMS automatycznie przypomina o terminach: deklaracja VAT do 15-tego, roczny podatek do marca, ksiega archiwalna do kwietnia. Dla kazdego klienta osobno.
Masowe skanowanie
Klient przynosi pudlo papierowych faktur? Masowe skanowanie + OCR = wszystko zdigitalizowane, przeszukiwalne i zorganizowane w 30 minut zamiast 3 dni.
Zwrot z inwestycji dla biur rachunkowych
| Czynnosc | Bez DMS | Z DMS |
|---|---|---|
| Znalezienie faktury | 5-15 minut | 10 sekund |
| Odbior dokumentow od klienta | E-mail + reczne sortowanie | Automatyczny portal |
| Przygotowanie do kontroli podatkowej | 2-3 dni | 30 minut |
| Czas na administracje | 40% czasu pracy | 10% czasu pracy |
Podsumowanie
Arhivix jest idealny dla biur rachunkowych: portal klienta, kategoryzacja AI, automatyczne terminy i skanowanie OCR. Oszczedzcie 30% czasu pracy. Wyprobujcie za darmo.
