Dlaczego warto digitalizowac archiwa papierowe?
Wiekszosc firm w Serbii nadal posiada znaczne ilosci dokumentacji papierowej — w segregatorach, teczkach, pudelkach, a nawet w piwnicach i garazach. Ta dokumentacja zajmuje miejsce, jest trudna do przeszukiwania i podatna na uszkodzenia.
Digitalizacja archiwow papierowych przynosi:
- Natychmiastowe wyszukiwanie — znajdzcie dowolny dokument w sekundy zamiast minut czy godzin
- Oszczednosc przestrzeni — uwolnijcie fizyczna przestrzen zajmowana przez stare archiwa
- Ochrona przed utrata — papier sie pali, moknie, niszczeje. Kopie cyfrowe trwaja
- Latwiejszy dostep — wielu pracownikow moze jednoczesnie korzystac z tego samego dokumentu
- Zgodnosc z prawem — coraz wiecej przepisow wymaga przechowywania elektronicznego
Krok 1: Ocena i ustalenie priorytetow
Nie probujcie digitalizowac wszystkiego naraz. Zacznijcie od:
- Aktywna dokumentacja — dokumenty nadal uzywane w codziennych operacjach
- Dokumentacja z dlugim okresem przechowywania — kadry, zalozycielska, sprawozdania finansowe
- Dokumentacja z biezacego roku — aby ustanowic system na przyszlosc
Stara dokumentacja zblizajaca sie do wygasniecia okresu przechowywania moze nie byc warta digitalizacji — po prostu przechowujcie ja do konca okresu.
Krok 2: Przygotowanie dokumentacji do skanowania
Przed skanowaniem:
- Usuncie zszywki i spinacze
- Wyprostujcie zagiete strony
- Ustawcie kolejnosc — chronologicznie lub wedlug kategorii
- Oznaczcie teczki — zebyscie wiedzieli, co skanujecie
Krok 3: Skanowanie
Dla jakosciowej digitalizacji:
- Rozdzielczosc: minimum 300 DPI dla dokumentow tekstowych, 600 DPI dla dokumentow z drobnymi detalami
- Format: PDF/A do dlugotermienowego przechowywania (standard ISO dla archiwalnych PDF)
- Kolor: czarno-bialy dla dokumentow tekstowych, kolorowy dla dokumentow z pieczatkami/podpisami
- Skaner z ADF: automatyczny podajnik dokumentow dramatycznie przyspiesza proces
Krok 4: Przetwarzanie OCR
OCR (optyczne rozpoznawanie znakow) to kluczowy krok. Bez OCR zeskanowany dokument to tylko obraz — nie mozna szukac tekstu w jego tresci.
Z OCR kazdy zeskanowany dokument staje sie przeszukiwalny po tresci. Mozna szukac konkretnego slowa, daty, numeru faktury czy dowolnego tekstu.
Arhivix ma wbudowany OCR oparty na AI, ktory automatycznie rozpoznaje tekst w zeskanowanych dokumentach — w tym zarowno w cyrylicy, jak i lacince.
Krok 5: Nadawanie nazw i klasyfikacja
Kazdy zdigitalizowany dokument powinien miec:
- Jasna nazwe pliku:
2025-06-15_faktura_przychodzaca_dostawca-XYZ.pdf - Oznaczenie klasyfikacyjne wedlug Listy kategorii
- Metadane: data, typ, autor, okres przechowywania
Krok 6: Przechowywanie i kopia zapasowa
Zdigitalizowana dokumentacja musi byc przechowywana bezpiecznie:
- Scentralizowane przechowywanie — jeden system DMS, nie rozproszone pliki po komputerach
- Kopia zapasowa w 2+ lokalizacjach — kopia lokalna + chmura lub kopia poza siedziba
- Kontrola dostepu — kto moze ogladac, modyfikowac, usuwac
- Sciezka audytu — rejestr kazdego dostepu do dokumentu
Moc prawna zdigitalizowanych dokumentow
Zgodnie z Ustawa o dokumentach elektronicznych ("Dziennik Urzedowy RS", nr 94/2017), zdigitalizowany dokument moze miec taka sama moc prawna jak oryginal, jesli:
- Digitalizacja zostala przeprowadzona wedlug przepisanych standardow
- Integralnosc jest zapewniona (dokument nie zostal zmieniony po skanowaniu)
- Istnieje kwalifikowany podpis elektroniczny lub znacznik czasu
Jednak dla wiekszosci dokumentow firmowych zaleca sie przechowywanie papierowego oryginalu obok kopii cyfrowej, dopoki przepisy nie beda dalej rozwijane.
Co z papierowymi oryginalami po skanowaniu?
Skanowanie nie zwalnia z obowiazku przechowywania papierowego oryginalu do momentu wygasniecia ustawowego okresu przechowywania, z wyjatkiem szczegolnych przypadkow przewidzianych prawem. Papierowe oryginaly sa przechowywane rownolegle z kopiami cyfrowymi.
Podsumowanie
Digitalizacja archiwow papierowych to inwestycja, ktora zwraca sie wielokrotnie — przez oszczednosc czasu, oszczednosc przestrzeni i latwiejsza zgodnosc z prawem. Kluczem jest systematyczne podejscie: ustalcie priorytety, skanujcie z jakascia, przetworzcie OCR i zorganizujcie w DMS.
Arhivix pozwala przesylac zeskanowane dokumenty, automatycznie przetwarza je OCR, kategoryzuje wedlug Listy kategorii i wyszukuje tresc z AI. Zacznijcie dzis — za darmo.
