Il trilemma del cloud storage: Google Drive, Dropbox o OneDrive?
Quando un'azienda pensa ai documenti nel cloud, sceglie tipicamente tra tre opzioni: Google Drive, Dropbox o OneDrive. Ciascuna ha vantaggi, ma tutte condividono lo stesso problema fondamentale -- sono progettate per archiviare file, non per gestire documenti.
In questo articolo, confronteremo tutti e tre i servizi con un DMS specializzato e mostreremo perche nessun cloud drive puo sostituire un vero DMS.
Qual e la differenza tra cloud storage e DMS?
Il cloud storage (Google Drive, Dropbox, OneDrive) e un disco rigido digitale nel cloud. Archiviate file, li organizzate in cartelle e li condividete con i colleghi.
Il DMS (sistema di gestione documentale) e un sistema che comprende cosa sono i vostri documenti. Li classifica, traccia i periodi di conservazione, assicura la conformita normativa, abilita le firme elettroniche e genera registri archivistici.
La differenza e come quella tra uno scaffale e una biblioteca -- uno scaffale archivia libri, una biblioteca li cataloga, li conserva, li rende ricercabili e li presta secondo regole.
Google Drive, Dropbox, OneDrive: cosa manca a ciascuno
Google Drive -- semplice ma superficiale
- Vantaggio: gratuito fino a 15 GB, integrato con Gmail e Google Workspace
- Manca: OCR per documenti scansionati, periodi di conservazione, firme elettroniche, libro degli archivi
- Problema: la ricerca non funziona per PDF e documenti scansionati
Dropbox -- buono per condividere, scarso per gestire
- Vantaggio: sincronizzazione veloce, eccellente app desktop
- Manca: classificazione documenti, flussi di lavoro, funzionalita di conformita normativa
- Problema: conflitti di sincronizzazione quando piu persone modificano lo stesso file
OneDrive -- parte dell'ecosistema Microsoft, ma non basta da solo
- Vantaggio: profonda integrazione con le applicazioni Office
- Manca: classificazione automatica (senza SharePoint), normative locali
- Problema: per la funzionalita DMS vi serve SharePoint -- ulteriore complessita e costo
Confronto fianco a fianco: cloud vs DMS
| Funzionalita | Google Drive | Dropbox | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|---|---|
| Piano gratuito | 15 GB | 2 GB | 5 GB | Livello gratuito |
| Ricerca OCR | Limitata | No | No | Si (AI) |
| Classificazione automatica | No | No | No* | Si |
| Periodi di conservazione | No | No | No* | Si |
| Firme elettroniche | Add-on | Dropbox Sign | Add-on | Integrate |
| Flussi di approvazione | No | No | No* | Si |
| Libro degli archivi | No | No | No | Si |
| Audit trail | Base | Base | Base | Dettagliato |
| Conformita normativa | No | No | No | Si |
* Disponibile con licenza SharePoint Premium/E5 con configurazione aggiuntiva
5 segnali che dovete passare a un DMS
1. Avete piu di 1.000 documenti
Quando la vostra struttura di cartelle va oltre 5+ livelli di profondita, nessun cloud drive puo aiutarvi a trovare un documento rapidamente. Un DMS con ricerca AI trova documenti in pochi secondi -- indipendentemente da dove sono archiviati.
2. Avete requisiti legali di conservazione
Fatture per 10 anni, documenti HR permanentemente, contratti per 5 anni dopo la scadenza. Nessun cloud drive traccia queste scadenze automaticamente. Un DMS vi avvisa prima della scadenza e previene l'eliminazione accidentale.
3. Dovete affrontare verifiche o ispezioni
Quando un ispettore fiscale chiede tutte le fatture dal fornitore X per il periodo Y -- in un cloud drive, e una ricerca manuale. Un DMS genera il rapporto in 30 secondi.
4. Piu di 10 dipendenti lavorano con i documenti
Il controllo degli accessi nei cloud drive diventa impraticabile man mano che i team crescono. Chi ha accesso a cosa? Chi ha cancellato cosa? Un DMS con RBAC gestisce automaticamente l'accesso per ruolo.
5. Vi servono firme elettroniche e bolle di consegna
I cloud drive non hanno firme elettroniche o generazione di bolle di consegna integrate. Un DMS integra entrambe in un flusso di lavoro unificato.
Come si presenta la migrazione dal cloud al DMS?
- Verificate i documenti esistenti -- inventariate cosa avete e dove
- Definite le categorie -- fatture, contratti, HR, documentazione tecnica
- Caricamento in blocco -- il DMS classifica automaticamente i documenti migrati
- Formate i dipendenti -- 30 minuti sono sufficienti per le basi
- Operativita parallela -- utilizzate entrambi i sistemi per 2-4 settimane durante la transizione
Conclusione: cloud storage non e uguale a DMS
Google Drive, Dropbox e OneDrive sono strumenti eccellenti -- per quello per cui sono progettati. Ma nessuno di essi e stato costruito per gestire documenti aziendali in conformita con le normative.
Se vi servono classificazione, periodi di conservazione, firme elettroniche, flussi di lavoro, registri archivistici e audit trail -- vi serve un DMS.
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