Perche e importante conoscere i periodi di conservazione delle fatture?
Le fatture sono il tipo piu comune di documentazione aziendale. Ogni azienda le emette e le riceve -- quotidianamente, settimanalmente, mensilmente. Ma per quanto tempo bisogna conservarle? La risposta dipende dal fatto che siate soggetti IVA, dal settore in cui operate e dal tipo di fattura.
Un errore sul periodo puo costarvi caro -- sia perche avete distrutto prematuramente un documento necessario per un controllo fiscale, sia perche state conservando tonnellate di carta inutile.
Periodi di conservazione secondo la legge
Legge sulla contabilita (Art. 9)
Secondo la Legge sulla contabilita ("Gazzetta Ufficiale RS", n. 73/2019), i documenti contabili (comprese le fatture) devono essere conservati per almeno 5 anni dall'ultimo giorno dell'esercizio a cui si riferiscono.
Legge sull'IVA
Per i soggetti IVA, le fatture devono essere conservate per 10 anni dalla fine dell'anno solare a cui si riferiscono. Questo e piu lungo del periodo contabile generale.
Legge sulla fatturazione elettronica
Le fatture elettroniche emesse tramite il sistema SEF vengono conservate per:
- 10 anni per i soggetti IVA
- 5 anni per i soggetti non IVA
Il sistema SEF stesso conserva le fatture in un registro centrale, ma questo non esonera l'azienda dall'obbligo di mantenere i propri registri.
Panoramica dei periodi di conservazione per tipo di fattura
| Tipo di fattura | Periodo di conservazione | Base giuridica |
|---|---|---|
| Fatture emesse (soggetto IVA) | 10 anni | Legge sull'IVA |
| Fatture ricevute (soggetto IVA) | 10 anni | Legge sull'IVA |
| Fatture (non soggetto IVA) | 5 anni | Legge sulla contabilita |
| E-fatture via SEF (IVA) | 10 anni | Legge sulla fatturazione elettronica |
| E-fatture via SEF (non IVA) | 5 anni | Legge sulla fatturazione elettronica |
| Fatture di anticipo | 10 anni | Legge sull'IVA |
| Note di credito/debito | 10 anni | Legge sull'IVA |
Fattura cartacea o elettronica -- il periodo cambia?
No. Il periodo di conservazione e lo stesso indipendentemente dal formato. Fattura cartacea, PDF, XML -- tutte si conservano per lo stesso periodo. La differenza e nel metodo di conservazione:
- Fatture cartacee: conservazione fisica in raccoglitori/scatole
- Fatture elettroniche: conservazione digitale con integrita e autenticita garantite
Se avete digitalizzato (scansionato) fatture cartacee, gli originali devono comunque essere conservati a meno che non soddisfiate le condizioni per la sostituzione degli originali con copie digitali.
Consigli pratici per la conservazione delle fatture
- Organizzate per anno e tipo -- fatture ricevute ed emesse separatamente, per anno
- Utilizzate un sistema DMS per le fatture elettroniche -- categorizzazione e ricerca automatiche
- Collegate le fatture al libro d'archivio -- ogni categoria di fatture deve essere registrata
- Non aspettate la fine dell'anno -- organizzate mensilmente o trimestralmente
- Fate il backup delle fatture elettroniche -- almeno 2 copie in posizioni diverse
Cosa succede dopo la scadenza del periodo?
Quando il periodo di conservazione delle fatture scade, non potete semplicemente cancellarle. Dovete:
- Preparare un elenco delle fatture da distruggere
- Presentare una richiesta all'archivio competente per l'approvazione
- Attendere l'approvazione scritta
- Distruggere la documentazione e redigere un verbale
Conclusione
Il periodo di conservazione delle fatture in Serbia e di 5 o 10 anni, a seconda dello status IVA. Non lasciate che questo vi confonda -- la chiave e un approccio sistematico e lo strumento giusto.
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