Documentazione HR: sensibile e obbligatoria
Per ogni dipendente, un'azienda deve conservare: contratto di lavoro, modifiche, accordo di riservatezza, registri delle buste paga, certificati di formazione, valutazioni delle prestazioni, approvazioni ferie, eventuali provvedimenti disciplinari e documentazione di cessazione del rapporto.
Le leggi sul lavoro prescrivono periodi di conservazione da 5 anni fino a permanente per vari documenti HR.
Ciclo di vita dei documenti HR
- Assunzione: CV, contratto di lavoro, copia documento d'identita, accordo di riservatezza, materiali di inserimento
- Durante il rapporto di lavoro: buste paga, registri ferie, valutazioni, formazione, modifiche contrattuali
- Cessazione: lettera di dimissioni/licenziamento, protocollo di consegna, liquidazione finale, certificati previdenziali
Come il DMS aiuta le risorse umane
Organizzazione per dipendente
Ogni dipendente ha un fascicolo digitale con tutti i documenti -- dal primo all'ultimo giorno. Ricerca per nome, reparto o tipo di documento.
Controllo degli accessi
Solo il reparto HR puo vedere la documentazione HR. I responsabili vedono solo i loro riporti diretti. Nessun altro ha accesso ai dati retributivi o ai procedimenti disciplinari.
Periodi di conservazione automatici
Registri delle buste paga -- permanente. Dichiarazioni previdenziali -- 5 anni. Il DMS traccia automaticamente i periodi di conservazione e avvisa quando e il momento della distruzione dei documenti.
Checklist di inserimento/cessazione
Nuovo dipendente? Il DMS genera una checklist di tutti i documenti richiesti. Dipendente in uscita? Checklist per la consegna e la chiusura del fascicolo.
Conclusione
Arhivix mantiene la documentazione HR organizzata, sicura e conforme alla legge. Controllo degli accessi, periodi di conservazione automatici e registri completi. Provatelo gratuitamente.
