Perche le aziende usano OneDrive
OneDrive e incluso nel pacchetto Microsoft 365. Se la vostra azienda usa Outlook, Word, Excel e Teams -- OneDrive e li "gratis". La sincronizzazione desktop e fluida, l'integrazione con Office funziona benissimo.
Per utenti singoli e piccoli team che lavorano principalmente con documenti Office -- OneDrive e sufficiente. Ma quando emergono requisiti legali, obblighi normativi e centinaia di documenti al mese -- iniziano i problemi.
6 limitazioni di OneDrive per i documenti aziendali
1. Organizzazione basata su cartelle
Stessa struttura di cartelle di un disco rigido locale. Nessuna classificazione automatica per tipo, cliente o periodo.
2. Nessun OCR per documenti scansionati
Fatture scansionate e contratti fotografati con il telefono vengono conservati ma non possono essere cercati per contenuto.
3. Nessun tracciamento dei periodi di conservazione
OneDrive non sa che le fatture devono essere conservate per 10 anni o i documenti del personale permanentemente.
4. Controllo degli accessi limitato per team piu grandi
Nessun accesso basato sui ruoli. Non potete definire "i contabili vedono le finanze, gli autisti vedono le bolle di consegna".
5. Nessun libro d'archivio o conformita legale
OneDrive non genera libri d'archivio, non traccia la conservazione e non gestisce le procedure di distruzione per la legge serba.
6. Nessuna firma elettronica o bolle di consegna elettroniche
OneDrive conserva i file ma non puo firmarli elettronicamente o generare documenti di spedizione.
Confronto
| Funzionalita | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Archiviazione cloud | Si | Si |
| Classificazione automatica | No | Si (AI) |
| OCR | No | Si |
| Tracciamento conservazione | No | Si |
| Libro d'archivio | No | Si |
| Firma elettronica | No | Si |
| Portale clienti | No | Si |
| Ricerca contenuti con AI | No | Si |
Conclusione
OneDrive e ottimo per l'ecosistema Office, ma per la documentazione aziendale con requisiti legali -- non basta.
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