Paura n. 1: "Abbiamo migliaia di documenti"
Ogni azienda che considera un DMS ha la stessa paura: "Come trasferiremo tutti i documenti dal server, dall'email, dagli archivi cartacei?" La risposta: non dovete farlo tutto in una volta.
Passo 1: Inventario dei documenti esistenti
Prima della migrazione, fate un inventario:
- Quanti documenti in totale (stima per cartella)?
- Dove si trovano: disco condiviso, email, carta, cloud?
- Quali formati: PDF, Word, Excel, scansionati?
- Quali sono usati attivamente e quali sono d'archivio?
Passo 2: Stabilire le priorita
- Nuovi documenti (immediatamente): dal primo giorno, tutto cio che e nuovo va nel DMS
- Documenti attivi (settimana 1-2): contratti attivi, progetti in corso
- Documenti richiesti per legge (settimana 2-4): documentazione fiscale, fascicoli HR
- Archivi (mese 2-3): documentazione piu vecchia, per priorita
Passo 3: Caricamento in blocco
Per grandi volumi -- trascinate intere cartelle. Il DMS preserva la struttura delle cartelle esistente e applica automaticamente l'OCR ai documenti scansionati.
Passo 4: Etichettatura AI
L'intelligenza artificiale riconosce automaticamente il tipo di documento, la data e le parti coinvolte. I metadati vengono aggiunti automaticamente -- dovete solo rivedere e correggere eventuali errori.
Passo 5: Funzionamento parallelo
Durante la migrazione -- il vecchio e il nuovo sistema funzionano in parallelo. I nuovi documenti vanno nel DMS. Quelli vecchi vengono trasferiti gradualmente. Quando tutto e migrato -- il vecchio sistema viene disattivato.
Cronoprogramma
| Fase | Durata |
|---|---|
| Preparazione e inventario | 1-2 giorni |
| Configurazione DMS | 1 giorno |
| Migrazione documenti attivi | 1-2 settimane |
| Funzionamento parallelo | 2-4 settimane |
| Migrazione completa | 1-3 mesi |
Conclusione
La migrazione ad Arhivix non significa interruzione dell'attivita. Iniziate con i nuovi documenti oggi, migrate quelli vecchi gradualmente. Caricamento in blocco, etichettatura AI e OCR rendono il processo indolore. Provatelo gratuitamente.
