Perche le aziende usano Google Drive
Google Drive e popolare perche e gratuito (fino a 15 GB), semplice e integrato con Gmail. Per piccoli team che condividono presentazioni e fogli di calcolo, e perfettamente adeguato.
Ma quando la vostra azienda cresce, quando compaiono requisiti normativi, quando i documenti diventano critici per le operazioni -- Google Drive mostra i suoi limiti.
7 motivi per cui Google Drive non puo sostituire un DMS
1. Nessun controllo versioni per PDF e documenti scansionati
Google Drive ha il versioning per Google Docs, Sheets e Slides. Ma per PDF, file Word, fogli Excel e documenti scansionati -- che costituiscono il 90% della documentazione aziendale -- non c'e versioning. Se qualcuno cancella o sovrascrive accidentalmente un file, l'originale e perso.
2. La ricerca non comprende il contenuto dei PDF
Google Drive puo cercare testo all'interno dei documenti Google, ma per i file PDF, la ricerca funziona solo sui nomi dei file. I documenti scansionati sono completamente non ricercabili. Un DMS con OCR e ricerca AI trova documenti per contenuto, anche nelle scansioni.
3. Nessun periodo di conservazione
Google Drive non sa che una fattura deve essere conservata per 7 anni o che un contratto di lavoro deve essere mantenuto per 6 anni dopo la cessazione. Un DMS traccia automaticamente i periodi di conservazione legali e vi avvisa prima della scadenza.
4. Il controllo granulare degli accessi e limitato
Google Drive ha la condivisione per cartella o file, ma per team grandi questo diventa rapidamente impraticabile. Un DMS ha il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) -- definite i ruoli (commercialista, direttore, autista) e ogni ruolo ottiene automaticamente l'accesso ai documenti appropriati.
5. Nessun audit trail
Chi ha aperto il documento? Chi lo ha modificato? Quando? Google Drive mantiene una cronologia di base ma non fornisce l'audit trail dettagliato richiesto per le verifiche fiscali e le ispezioni normative. Un DMS registra ogni azione.
6. Nessuna firma elettronica
Google Drive non ha una funzione integrata per la firma elettronica qualificata. Dovete usare uno strumento di terze parti (DocuSign, Adobe Sign) e trasferire manualmente i file avanti e indietro. Un DMS come Arhivix ha l'eSign integrato -- firmate i documenti senza uscire dal sistema.
7. Nessuna categorizzazione automatica
Su Google Drive, l'organizzazione e al 100% manuale -- create cartelle, spostate file, denominate documenti. Un DMS con AI categorizza automaticamente i documenti nel momento in cui li caricate.
Confronto dettagliato
| Funzionalita | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| Ricerca contenuto PDF | Limitata | Ricerca AI + OCR |
| Documenti scansionati | Non ricercabili | OCR - ricercabili |
| Versioning PDF | No | Si -- cronologia completa |
| Periodi di conservazione | No | Tracciamento automatico |
| Firma elettronica | No (terze parti) | QES integrata + marcatura temporale |
| Categorizzazione automatica | No | Categorizzazione AI |
| Audit trail | Base | Log di audit dettagliato |
| Conformita normativa | Parziale | Completa (GDPR, eIDAS) |
| Prezzo (10 utenti) | ~70 EUR/mese (Business) | Da 25 EUR/mese |
Quando Google Drive e sufficiente?
Google Drive va benissimo se:
- Avete meno di 5 dipendenti
- Non lavorate con documenti regolamentati (fatture, contratti, bolle di consegna)
- Non avete bisogno di firme elettroniche
- I documenti non sono critici per le vostre operazioni
Per tutti gli altri -- un DMS e essenziale.
Come migrare da Google Drive a un DMS
La transizione e piu semplice di quanto pensiate:
- Esportate tutti i file da Google Drive (Google Takeout o sincronizzazione)
- Importate in Arhivix -- caricamento in blocco con categorizzazione automatica
- La ricerca AI indicizza immediatamente tutti i documenti
- Configurate gli accessi -- definite chi puo vedere cosa
- Cancellate Google Workspace (o mantenetelo solo per l'email)
Conclusione
Google Drive e ottimo per condividere le foto delle vacanze. Ma per documenti aziendali con requisiti legali di conservazione, che necessitano di firme e devono essere ricercabili -- vi serve un DMS vero e proprio.
Passate ad Arhivix e smettete di usare uno strumento per file personali per il business serio.
