Lo scenario classico
Qualcuno crea un foglio di calcolo Excel: "Registro contratti". Colonne: numero contratto, cliente, data, scadenza, posizione del file. All'inizio funziona benissimo -- 20 righe, tabella ordinata.
Un anno dopo? 500 righe. Tre versioni -- una sul server, una nell'email del direttore, una sul laptop dell'avvocato. Nessuna e aggiornata.
8 motivi per cui Excel non e adatto alla gestione documentale
- Nessun collegamento tra foglio di calcolo e file -- digitate una posizione ma non potete cliccare per aprirlo
- Versioni multiple del foglio di calcolo -- chi ha quella piu recente?
- Nessuna automazione -- inserimento manuale per ogni documento: 2-3 ore/mese per 50 documenti
- Nessun promemoria delle scadenze -- il contratto sta per scadere? Excel non ve lo dira
- Nessun controllo degli accessi a livello di riga -- tutti vedono tutto
- Nessuna ricerca per contenuto -- Excel cerca solo cio che avete digitato manualmente
- Non scala -- 5.000 righe diventano lente e ingestibili
- Non soddisfa i requisiti legali -- non e un libro d'archivio, nessun contrassegno di classificazione
Conclusione
Excel e eccellente -- per calcoli e report. Ma per la gestione documentale e un'improvvisazione che crea piu problemi di quanti ne risolva.
Arhivix sostituisce i vostri fogli di calcolo Excel con un sistema intelligente che categorizza automaticamente, traccia le scadenze e abilita la ricerca con intelligenza artificiale. Tutto cio che inserivate manualmente ora avviene automaticamente. Provatelo gratuitamente.
