Perche l'organizzazione dei documenti e fondamentale per ogni azienda
Il dipendente medio impiega 18 minuti per cercare un singolo documento. In un'azienda di 20 persone, questo significa oltre 6 ore di produttivita persa ogni giorno. Una cattiva organizzazione dei documenti non costa solo tempo -- costa denaro, reputazione e opportunita di business.
Che siate una startup di 5 persone o un'azienda di 200, l'organizzazione dei documenti e la base di operazioni efficienti. Questa guida vi mostra come costruire un sistema che funziona.
1. Create una struttura di cartelle chiara
Il primo errore che le aziende commettono e una struttura di cartelle caotica. I documenti finiscono sui desktop, nelle caselle di posta, su chiavette USB o su vari servizi cloud senza alcuna logica.
Ecco una struttura che funziona per la maggior parte delle aziende:
- 01 - Amministrazione (registrazione, contratti, statuto)
- 02 - Finanza (fatture, estratti conto, tasse)
- 03 - Risorse umane (contratti di lavoro, registrazioni, formazione)
- 04 - Progetti (per cliente o nome progetto)
- 05 - Marketing (materiali, campagne)
- 06 - Legale (contratti con terzi, cause legali)
I numeri all'inizio garantiscono che le cartelle vengano sempre visualizzate nello stesso ordine.
2. Stabilite convenzioni per la denominazione dei file
Senza una denominazione coerente, anche la migliore struttura di cartelle crolla. Utilizzate un formato che includa:
- Data (formato AAAA-MM-GG per l'ordinamento cronologico)
- Tipo di documento (contratto, fattura, rapporto)
- Descrizione (breve ma chiara)
- Versione (v1, v2 o finale)
Esempio: 2026-02-01_contratto_cliente-ABC_v2.pdf
3. Definite chi ha accesso a cosa
Non tutti i dipendenti hanno bisogno di accedere a tutti i documenti. Il controllo degli accessi non riguarda solo la sicurezza -- previene anche la cancellazione o la modifica accidentale di file importanti.
Regole di base:
- Documenti finanziari -- solo contabilita e direzione
- Documenti del personale -- solo ufficio risorse umane e direttore
- Documenti di progetto -- team di progetto + direzione
- Materiali di marketing -- team marketing (sola lettura per tutti gli altri)
4. Utilizzate un DMS centralizzato invece dei file server
I file server e Google Drive/Dropbox vanno bene per iniziare, ma diventano rapidamente caotici. I documenti vengono duplicati, le versioni si confondono e la ricerca non funziona correttamente.
Un sistema di gestione documentale (DMS) come Arhivix risolve questi problemi:
- Archiviazione centralizzata -- tutti i documenti in un unico posto
- Categorizzazione automatica -- l'AI riconosce i tipi di documento
- Controllo delle versioni -- ogni modifica viene salvata, le vecchie versioni sono accessibili
- Ricerca full-text -- ricerca per contenuto, non solo per nome file
- Controllo degli accessi -- permessi granulari per utente/gruppo
5. Digitalizzate i documenti cartacei
I documenti cartacei sono il peggior nemico dell'organizzazione. Occupano spazio, sono difficili da cercare e possono essere danneggiati o persi.
Con la scansione e l'elaborazione OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), i documenti cartacei diventano file digitali ricercabili. Arhivix ha un OCR integrato che riconosce automaticamente il testo nei documenti scansionati.
6. Introducete l'automazione
Organizzare manualmente i documenti e un lavoro che nessuno apprezza ed e soggetto a errori. L'automazione dei flussi documentali puo:
- Denominare automaticamente i documenti in base a regole predefinite
- Ordinare i documenti nelle cartelle appropriate in base al tipo
- Inviare notifiche quando un documento richiede approvazione
- Archiviare i vecchi documenti dopo un periodo definito
Conclusione
L'organizzazione dei documenti non e un progetto una tantum -- e un sistema che si stabilisce e si mantiene. Iniziate con una struttura chiara, introducete convenzioni di denominazione, controllate gli accessi e utilizzate lo strumento giusto.
Arhivix vi aiuta a configurare tutto questo in meno di un giorno, con una ricerca AI che garantisce che non perderete mai piu tempo a cercare documenti.
