Pourquoi les entreprises utilisent OneDrive
OneDrive est fourni avec Microsoft 365. Si votre entreprise utilise Outlook, Word, Excel et Teams -- OneDrive est la "gratuitement." La synchronisation bureau est transparente, l'integration Office fonctionne parfaitement.
Pour les utilisateurs individuels et les petites equipes utilisant principalement des documents Office -- OneDrive suffit. Mais quand des exigences legales, des obligations reglementaires et des centaines de documents par mois apparaissent -- les problemes commencent.
6 limites de OneDrive pour les documents professionnels
1. Organisation par dossiers
Meme structure de dossiers qu'un disque dur local. Pas de classification automatique par type, client ou periode.
2. Pas d'OCR pour les documents scannes
Les factures scannees et les contrats photographies depuis un telephone sont stockes mais ne peuvent pas etre recherches par contenu.
3. Pas de suivi des durees de conservation
OneDrive ne sait pas que les factures doivent etre conservees 10 ans ou que les documents RH doivent l'etre de facon permanente.
4. Controle d'acces limite pour les grandes equipes
Pas d'acces base sur les roles. Impossible de definir "les comptables voient les finances, les chauffeurs voient les bons de livraison."
5. Pas de livre d'archives ni de conformite legale
OneDrive ne genere pas de livres d'archives, ne suit pas la conservation et ne gere pas les procedures de destruction pour le droit serbe.
6. Pas de signature electronique ni de bons de livraison electroniques
OneDrive stocke des fichiers mais ne peut pas les signer electroniquement ni generer de documents d'expedition.
Comparaison
| Fonctionnalite | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Stockage cloud | Oui | Oui |
| Classification automatique | Non | Oui (IA) |
| OCR | Non | Oui |
| Suivi de conservation | Non | Oui |
| Livre d'archives | Non | Oui |
| Signature electronique | Non | Oui |
| Portail client | Non | Oui |
| Recherche IA par contenu | Non | Oui |
Conclusion
OneDrive est excellent pour l'ecosysteme Office, mais pour la documentation professionnelle avec des exigences legales -- il ne suffit pas.
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