Por que las empresas usan OneDrive
OneDrive viene incluido con Microsoft 365. Si su empresa usa Outlook, Word, Excel y Teams -- OneDrive esta ahi "gratis". La sincronizacion con el escritorio es fluida, la integracion con Office funciona muy bien.
Para usuarios individuales y equipos pequenos que usan principalmente documentos de Office -- OneDrive es suficiente. Pero cuando aparecen requisitos legales, obligaciones regulatorias y cientos de documentos mensuales -- comienzan los problemas.
6 limitaciones de OneDrive para documentos empresariales
1. Organizacion basada en carpetas
La misma estructura de carpetas que un disco duro local. Sin clasificacion automatica por tipo, cliente o periodo.
2. Sin OCR para documentos escaneados
Las facturas escaneadas y los contratos fotografiados con el telefono se almacenan pero no se pueden buscar por contenido.
3. Sin seguimiento de periodos de conservacion
OneDrive no sabe que las facturas deben conservarse 10 anos o los documentos de RRHH permanentemente.
4. Control de acceso limitado para equipos grandes
Sin acceso basado en roles. No se puede definir "los contables ven finanzas, los conductores ven albaranes".
5. Sin libro de archivo ni cumplimiento legal
OneDrive no genera libros de archivo, no rastrea periodos de conservacion ni gestiona procedimientos de destruccion para la legislacion serbia.
6. Sin firma electronica ni albaranes electronicos
OneDrive almacena archivos pero no puede firmarlos electronicamente ni generar documentos de envio.
Comparacion
| Caracteristica | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Almacenamiento en la nube | Si | Si |
| Clasificacion automatica | No | Si (IA) |
| OCR | No | Si |
| Seguimiento de conservacion | No | Si |
| Libro de archivo | No | Si |
| Firma electronica | No | Si |
| Portal de clientes | No | Si |
| Busqueda por IA del contenido | No | Si |
Conclusion
OneDrive es ideal para el ecosistema Office, pero para documentacion empresarial con requisitos legales -- no es suficiente.
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