Que es la lista de categorias de material registral?
La lista de categorias de material registral con periodos de conservacion es un documento interno obligatorio que toda persona juridica y empresario en Serbia debe adoptar. Contiene todos los tipos de documentacion creados durante las operaciones comerciales, junto con los periodos durante los cuales cada tipo debe conservarse.
Sin este documento, una empresa no puede legalmente:
- Mantener un libro de archivo
- Destruir documentacion con periodos de conservacion expirados
- Organizar archivos de la forma prescrita
Base legal
La obligacion de crear la lista de categorias esta prescrita por el Articulo 11 de la Ley de materiales de archivo y actividades de archivo ("Gaceta Oficial de la RS", N.o 6/2020):
"El creador y titular de material registral y materiales de archivo esta obligado a adoptar una lista de categorias de material registral con periodos de conservacion, con la aprobacion previa del archivo competente."
Esto significa que la lista no solo debe existir, sino que debe ser aprobada por el archivo territorial competente.
Como es la lista de categorias?
La lista se organiza tipicamente en formato tabular:
| Marca de clasificacion | Nombre de la categoria | Periodo de conservacion |
|---|---|---|
| 01 | Documentacion fundacional (estatuto, decision de registro) | Permanente |
| 02 | Actos normativos (reglamentos, decisiones, ordenes) | Permanente |
| 03 | Documentacion de RRHH (contratos de trabajo, decisiones) | Permanente |
| 04-01 | Estados financieros (balance, cuenta de resultados) | Permanente |
| 04-02 | Facturas emitidas | 10 anos |
| 04-03 | Facturas recibidas | 10 anos |
| 05 | Documentacion fiscal (declaraciones, resoluciones) | 5 anos |
| 06 | Documentos contables (asientos, extractos) | 5 anos |
| 07 | Contratos comerciales (con clientes, proveedores) | 10 anos tras vencimiento |
| 08 | Correspondencia empresarial general | 2 anos |
| 09 | Documentacion tecnica | Permanente |
| 10 | Documentacion de SST (seguridad y salud en el trabajo) | 40 anos |
Esto es solo un ejemplo -- su lista debe reflejar los tipos reales de documentacion creados en su empresa.
Como crear una lista de categorias: paso a paso
1. Identificar todos los tipos de documentos
Revise todos los sectores y departamentos. Pregunte a los empleados que documentos crean o reciben. No olvide la documentacion electronica -- facturas electronicas, correos electronicos, contratos digitales.
2. Determinar los periodos de conservacion
Para cada tipo de documento, determine el periodo de conservacion basandose en:
- Requisitos legales (Ley de contabilidad, Ley laboral, leyes fiscales)
- Necesidades internas del negocio
- Recomendaciones del archivo competente
3. Organizar en un sistema de clasificacion
Asigne marcas de clasificacion a cada categoria. Utilice un sistema numerico logico y facil de usar.
4. Adoptar por decision interna
El director o persona autorizada emite una decision de adopcion de la lista de categorias.
5. Presentar al archivo competente para aprobacion
Envie la lista a su archivo territorial competente. El archivo puede aprobar la lista o solicitar modificaciones. Solo tras recibir la aprobacion la lista adquiere validez.
Problemas comunes
- Listas genericas copiadas de internet -- Cada empresa debe tener una lista adaptada a sus actividades
- Omision de documentos electronicos -- Las facturas electronicas, contratos electronicos y correspondencia digital deben incluirse
- No actualizar cuando cambian las actividades -- Si la empresa se expande o cambia su actividad, la lista debe actualizarse
- Sin aprobacion del archivo -- Una lista sin aprobacion carece de fuerza legal
Como ayuda Arhivix
Arhivix clasifica automaticamente los documentos segun su lista de categorias en cuanto los carga. Los periodos de conservacion se rastrean automaticamente y el sistema le notifica cuando la documentacion vence y cuando es hora de presentar una solicitud de destruccion.
Deje de gestionar registros manualmente. Deje que Arhivix lo haga por usted -- automaticamente, con precision y en cumplimiento de la ley.
